Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возможно ли восстановление трудовой книжки по ее копии?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Порядок действий при потере трудовой
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.
Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:
- он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
- исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
- вносится персональная информация о работнике;
- перечисляются занимаемые должности и позиции;
- фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
- заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.
В новую трудкнижку не вносят данные:
- которые нет возможности подтвердить документально;
- неточные, ошибочные и недостоверные.
Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):
- Подготовить новый бланк.
- Правильно внести подтвержденные записи.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.
Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.
При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.
Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.
Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.
Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в 2023 году?
При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:
- на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
- при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы. При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;
- после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
- организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
- все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
- заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).
Когда выдают дубликат
Инициатором оформления выступает:
- работодатель;
- сотрудник.
Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.
| Причина переоформления | Кто делает |
| Работником потерян или утрачен оригинал | Лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 правил). |
| Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно | Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.
Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат. |
| Запись в трудовой книжке признана недействительной | Дубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя. |
| Кража, массовое уничтожение документов у работодателя | Создается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 правил). Процедура восстановления сведений о стаже регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50. |
Как уже было сказано, никто не станет выдавать дубликат без предварительного заявления. Это официальный документ, который должен быть составлен в соответствии с нормативами. Для того чтобы поторопить кадровиков, лучше соблюдать неписаные правила составления и непосредственного вручения заявления:
- Так как по закону (в теории), дубликат выдают на последнем месте работы, название организации или предприятия должно фигурировать в первом абзаце документа.
- С новой строки следует указание причины отсутствия трудовой книжки начиная от кражи и пожаров, заканчивая банальной невнимательностью. Совет: если документ был утрачен по вине работника, то лучше указать причину, более вескую, чем «просто потерял».
- Если документ был испорчен, но имеется в наличии, лучше приложить его в качестве доказательства.
- Если имеет место ссылка на кражу, необходимо обязательно представить копию заявления в полицию.
- Третий абзац призван напомнить отделу кадров о том, что как бы много дел у них ни было, они все же обязаны предоставить вам дубликат по истечении 15-дневного срока.
- Для того чтобы заявление не пропало, сразу снимите его копию, которая станет на вашу защиту в случае невыполнения работодателем действующего законодательства и своих обязанностей.
- Очень важно знать о том, что правило 15 дней не действует, если выдачей дубликата занимается текущий работодатель.
- Если трудовая книжка потерялась или порвалась, можно сделать ее аналог.
- Дубликат и копия – это разные вещи, поэтому сотруднику придется собирать документы о стаже.
- Справки собирает владелец, если он виноват их в утрате.
- Информация со слов не пишется – ее обязательно нужно подтвердить письменными доказательствами.
- Если книжку потерял или испортил работодатель, ее хозяину нужно помочь.
- Сотрудник кадровой службы может оказать посильную помощь, когда оформляется полноценный дубликат. Рассылка запросов по прежним местам работы не отнимет много времени.
- Особые условия подтверждения трудовой деятельности установлены для случаев массовой потери бланков.
Выдаем дубликат, если в трудовой книжке есть запись, признанная недействительной
Если работник не требует выдачи дубликата, можно воспользоваться правилами п. 1.2 Инструкции, в соответствии с которыми необходимо сделать следующее: в раздел «Сведения о работе» внести запись «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Но работник вместо исправления неверной записи может потребовать выдать дубликат без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать надпись: «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», — с указанием его серии и номера.
Для этого с работника необходимо взять письменное заявление.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Директору ОАО "Светлояр"¦
¦ Кузнецову А.В.¦
¦ от Комарова Андрея Васильевича¦
¦ ¦
¦ В связи с признанием недействительной записи об увольнении в¦
¦трудовой книжке от 17.09.2009 N 12 (Решение Автозаводского районного суда¦
¦г. Нижнего Новгорода от 13.11.2009 N 456-78/09) прошу выдать дубликат¦
¦трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.¦
¦Копия решения суда прилагается. ¦
¦ ¦
¦ Комаров, 24.11.2009 ¦
L--------------------------------------------------------------------------
После проставления руководителем организации резолюции о выдаче оформляется дубликат. Обычно этим занимается кадровый работник или иное уполномоченное лицо. Оформление дубликата производится по общим правилам, рассмотренным в начале статьи, но требовать от работника документы, подтверждающие стаж работы, не нужно, так как на руках оригинал трудовой книжки. Надо просто перенести в новый бланк записи из старой трудовой книжки.
Если в утере или порче виновен работодатель
Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.
Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.
Что делать если найден оригинал
Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.
Новый бланк вносится в книгу учета, а старый номер перестает действовать. При нахождении оригинала человек должен предоставить его в Пенсионный фонд. В нем могут содержаться сведения, которые не перенесли в дубликат.
Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.
Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.
Необходимость создания дубликата документа может возникнуть в работе каждого секретаря. Как создать и правильно оформить дубликат документа, расскажем в данной статье.
Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям. Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».
Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:
- Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
- Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
- Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
- В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
- Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.
Работник, не имеющий трудовой книжки, не подвергается ни одному из видов наказаний или санкций. С работодателем же дело обстоит иначе: в случае проверки, его обязательно оштрафуют за отсутствие такого важного документа. В статье 65 ТК РФ сказано, что работодатель, нанимая на работу человека без трудовой книжки, обязан принять у него заявление и выдать дубликат. Исключение составляют только случаи первого трудоустройства и работы по совместительству.
Из этого следует, что восстанавливать трудовую необходимо в обязательном порядке, так как вас просто не возьмут на работу. К негативным последствиям отсутствия трудовой и ее дубликата можно отнести еще и проблемы, которые возникнут при оформлении пенсии. В теории, все копии сведений должны храниться в электронном варианте, но на деле все немного сложнее. В случае неправильных подсчетов, очень сложно найти виновного и исправить сложившееся положение.
В каких случаях требуется дубликат
При утере в первую очередь надо выяснить, чья это вина, но в любом случае восстановить потерянную трудовую книжку можно. Если виноват в инциденте владелец книжки, то ему следует обратиться за дубликатом к своему действующему или, если человек безработный, к последнему работодателю.
Мероприятиями по сбору документов он занимается самостоятельно, а также оплачивает из своих средств покупку нового бланка, на предприятии лишь проводят процедуру заполнения формуляра и заверяют его. Доказать, что обладатель книжки сам потерял ее, несложно. Документ выдается на руки только при увольнении или при подаче его в ПФ, причем исключительно под расписку владельца книжки.
► Зачем нужна комиссия по восстановлению документов и как организовать ее работу
Утеря книжек по вине работодателя происходит редко, поскольку руководитель несет личную ответственность за их сохранность, и подходит к этому вопросу максимально серьезно. Если все же документ утерян, всю процедуру оформления дубликата компания берет на себя – от сбора документов до закупки нового бланка.
Осторожно штраф
Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.
Может трудовая и прийти в негодность — порваться, обгореть, намокнуть, вследствие чего данные, содержащиеся в ней, теряются или становятся нечитаемыми. Если хотя бы часть их сохранилась, желательно сделать копию документа, это облегчит оформление дубликата. Также к понятию «негодность» можно отнести случаи внесения ошибочных или недействительных данных, неправильный формат исправлений, в результате которых записи в документе стали путаными и непонятными.
► К чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, а план по штрафам сделать надо
Массовая утрата предприятием трудовых книжек может произойти в результате ЧП – пожара, стихийного бедствия и т.п. Численность персонала может быть достаточно большой, поэтому для массового восстановления документов требуется создание специальной комиссии, которая определяет стаж каждого сотрудника, лишившегося книжки. По результатам работы комиссии составляется акт, на основании которого инициируется процесс оформления дубликатов. На компанию возлагаются и расходы, связанные с покупкой бланков.
>Что делать, если утерян дубликат
Алгоритм повторного оформления полностью идентичен получению первого дубликата.
Какие сведения вносятся
Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».
Другие разделы претерпят незначительные изменения:
- Стаж
Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.
Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.
Работодатель обязан записать стаж, даже если работник не может предоставить определенные данные (реквизиты приказа или время приема), эти сроки остаются пустыми. Если сотрудник предоставил информацию о переводе, она заполняется в книжку.
- Места работы
Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)
На новом бланке трудовой книжки:
- на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
- на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.
Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям. Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».
Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:
- Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
- Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
- Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
- В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
- Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.