Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подобрать личного помощника, помощника руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.
Какие личные качества требуются от помощника?
На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:
- Проактивность, работа на опережение.
- Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
- Предотвращение сложностей.
- Универсальность.
- Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
- Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
- Способность работать с информационными потоками.
- Умение соблюдать конфиденциальность.
- Способность системного анализа ситуации.
- Способность предложить сразу нескольких решений.
- Владение ПК на среднем и высоком уровне.
- Знание основ тайм-менеджмента.
- Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
- Дипломатичность.
- Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
- Оперативная работа с большими объемами информации.
- Хорошая память.
- Умение расставлять приоритеты.
Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).
Требования к опыту и образованию
Выпускник, предъявивший красный диплом об окончании одного из главных университетов страны, имеет преимущества при отборе. Кроме того, желательно проработать не меньше 3-х лет на административной работе. Как правило, вопрос выбора помощника решается индивидуально.
Соискатели должны обладать следующими профессиональными знаниями:
- об основных статьях законов РФ, относящихся к сферам производства и управления предприятия;
- об основах административной деятельности;
- навыками в некоторых технических вопросах: правильно использовать компьютер, принтер, факс, переговорные устройства, обеспечивать их работоспособность;
- хорошо ориентироваться в документообороте;
- уметь вести деловую переписку и переговоры с соблюдением нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;
- владеть одним или несколькими иностранными языками на необходимом уровне;
- в случае отбора на должность помощника, соответствующего уровню замдиректора, кандидат должен понимать специфику компании и ее основные бизнес-процессы.
Зарплата личного помощника руководителя
Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.
Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.
Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.
Все умею и мне скучно!
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…
Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами – что делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?
Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря, томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь – их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.
Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.
Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель – экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.
Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) – мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность – это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты – молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.
Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).
В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою профессию и хотят развиваться внутри нее.
Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе – это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение – хобби.
Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.
Плюсы и минусы профессии
| Плюсы | Минусы |
|
● Богатый и разноплановый опыт. ● Высокая оплата труда (если компания достаточно крупная). Грамотные начальники ценят хороших ассистентов и нередко мотивируют их доплатами. ● Возможность работать удалённо, хотя и не всегда (некоторые вакансии — исключительно офисные). ● Не всегда требуется профильный опыт и высшее образование. |
● График ненормированный: если у шефа возникло срочное дело, он звонит ассистенту даже поздно вечером. ● Маленькая зарплата в небольших конторах (даже по сравнению с заработком фрилансера-копирайтера или контент-менеджера). ● Стресс, необходимость оперативно реагировать на задачи и действовать очень быстро. ● Часто требуется знание иностранного языка (обычно английского) на высоком уровне. |
Зарплата ассистента руководителя
Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:
-
на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;
-
управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.
Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.
Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:
-
Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.
-
В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.
-
Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.
-
Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.
ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ
Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:
1) наличие высшего образования
По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.
2) знание иностранных языков
Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.
3) опыт работы
Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.
Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.
4) знание конкретной сферы
Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.
Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.
Дополнительные обязанности помощника руководителя
Большинство руководителей ищет многопланового специалиста, способного выполнять расширенные обязанности. К числу дополнительных обязанностей, которые иногда выполняют помощники, относятся:
- Перевод, например, в рамках переговоров. В теории, для этого есть переводчик. На практике, он не всегда может оказаться под рукой, а на сто процентов доверять сторонним специалистам трудно. Потому для ассистента руководителя будет полезным знание минимум одного иностранного языка. Конкретика зависит от того, с кем работает предприятие. Чаще всего, требуется знание английского языка.
- Юридическое сопровождение сделок. Нередко личный помощник, сопровождая гендиректора, выполняет функции не только переводчика, но и юриста.
- Сопровождение руководителя на различные протокольные мероприятия.
- Бытовые услуги. К примеру, помощник нередко сопровождает руководителя в поездках и берет на себя все бытовые моменты, начиная от заказа такси и гостиниц и заканчивая питанием, оформлением и т.д.
Как освоить новую профессию: бизнес-ассистент
Раз ты читаешь это, значит, ты в поиске профессии. Предполагаем, что она должна быть прибыльной, интересной, перспективной. Знаем одну профессию, от которой твои скулы точно не сведёт зевота, — бизнес-ассистент. Мы поговорили с Танзилёй Гариповой, основателем «Международной Академии Бизнес-ассистентов», и расскажем тебе, как освоить эту профессию.
Итак, первый вариант освоить профессию, не имея опыта, ничего о ней не зная и не обладая востребованными в ней навыками, — просто откликнуться на сотни вакансий, где не требуется опыт. Работодатель, который примет тебя на работу, будет знать, что ты новичок, и не окунёт тебя в самый хард. Вакансии, которые приведут тебя в профессию бизнес-ассистента, как только не называют: и секретарь, и помощник руководителя — выбрать можно любую.
Функции могут различаться, но все эти профессии принадлежат к сфере организации, администрирования ресурсами и помощи.
Профессия эта самая динамичная. Даже работа пилота «Формулы-1» не сравнится с ней. Будь готов к постоянным дедлайнам, авралам, бесчисленному количеству задач. Чтобы справляться с такой нагрузкой, выполнять мгновенно задачи и распоряжения руководителя, нужно обладать навыками и знаниями, на первый взгляд разрозненными. Поэтому придерживайся руководств, которые помогут держаться на гребне волны.
Постоянно учись. Дело в том, что эта профессия многоплановая. Поэтому чтение книг по корпоративному общению, организации рабочего времени, прохождение профессиональных тренингов и курсов обязательно. Если тебе не интересно развиваться и ты не готов постоянно учиться, то оставь эту профессию. В ней остаются стрессоустойчивые, суперорганизованные люди, чуть ли не читающие мысли своих руководителей.
Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.
Работа помощника руководителя не требует глубоких познаний фундаментальных наук и экономических дисциплин. Это не значит, что для этой должности не нужны никакие навыки, однако большинство необходимых знаний и умений легко приобрести уже во время работы.
Несомненным плюсом при трудоустройстве станут знание делопроизводства и навыки деловой переписки, опыт организации и проведения встреч и переговоров, а также знание деловой этики. Обязательно требуется умение работать в офисных программах, в первую очередь в Word и Excel. Если знаете специализированные программы по бухгалтерии, кадровому учёту, бизнес-планированию, маркетингу, стоит указать и их.
В работе помощника руководителя, где часто приходится иметь дело с составлением документации, написанием писем и протоколированием встреч и совещаний, не помешают и навыки скоростного набора текста. Стоит упомянуть и уровень знания английского, если он выше B1, даже если наниматель не выдвигает никаких языковых требований. Знание основного языка международного общения (и европейских языков) — это и показатель общего развития, и маркер разносторонности интересов, и, пусть и несколько косвенное, указание на стремление к профессиональному росту и саморазвитию.
Четвертый принцип: реагировать мгновенно
В органах власти и в крупных компаниях принято устанавливать сроки рассмотрения документов. Это приводит к тому, что бумага 29 дней лежит в столе, а на 30-й день исполнитель наконец берет ее в руки. Это в лучшем случае. Затем пишется проект ответа, который еще месяц согласовывается. На переговорах с крупными корпорациями мне так прямо и говорили: «Давайте уберем такой-то пункт договора и напишем вот так-то. Иначе мы это у себя будем месяц согласовывать».
В вашем случае это не пройдет. Руководителю нужен человек, реагирующий мгновенно. Не заставляйте его дергать вас вопросами: «Ну что, сделали?», «Ну как там мое поручение? Доложите, что происходит». Вы должны опередить его в этом, быстро выполнив все, что необходимо, учитывая срочность и приоритетность, и доложить о результатах.
Бывает и так: вы могли сделать дело сразу, но оставили на потом, решив: «Мелочь, успею!» А потом у вас в доме вдруг вырубается электричество или отключают Интернет, и вы не успеваете.
ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Аполлон, казарма, клуб: виды и функции организационной культуры
Поэтому:
- Выполняйте поручение сразу. Не дожидайтесь окончания отведенного времени.
- Помните о том, что вы — помощник руководителя, а не руководитель — ваш помощник. Сами следите за данными вам поручениями и своевременно докладывайте об их выполнении.
Помощник для мелких дел? Справлюсь сам!
Помните, мелкие дела только лишь кажутся быстро выполнимыми. Доказать это легко. Возьмите список небольших задач, которые вы постоянно выполняете, и проставьте рядом с ними количество затрачиваемого времени. Затем умножьте на три, чтобы получить реальную цифру. Наш предпринимательский мозг склонен все ускорять, сокращать. В реальности задачи займут в 3 раза больше времени. Результат впечатляет, не правда ли?
Представьте, что вы сбросите с себя массу ответственности, расчистите не только стол от бумажек, но и голову от всякого «мусора». Теперь вам не придется заботиться о массе всяческих мелочей. Вы не заметите, как через некоторое время вас посетит мысль: «А не заняться ли развитием компании?». И все потому, что мелкие задачи выполняет личный помощник.
Кто такой исполнительный помощник?
Помощник руководителя, также известный как личный помощник, отвечает за предоставление различных видов административной помощи и услуг поддержки высокопоставленным руководителям, особенно тем, кто находится на высоком уровне в политике, бизнесе или других организациях.
Они помощники этих людей, обычно известные общественные деятели, имеющие большое влияние в своих сообществах.
Обычно помощник руководителя рассматривается как лицо организации, потому что вы редко попадете к руководителю, не пройдя через них.
Работу исполнительного помощника можно сравнить с работой секретаря. Тем не менее, у помощников руководителей есть дополнительные обязанности, которые могут повлиять на успех или прибыльность организации, в которой они работают. Иногда они могут получить функцию представления своего босса или даже организации на официальной встрече или помолвке.
Где искать помощника руководителя
Поиск сотрудника занимает много времени. Личный помощник должен подходить по многим параметрам, в том числе и по личным убеждениям и взгляду на жизнь.
Основным ресурсом для поиска сотрудников является интернет. В открытых базах вакансий есть много работников, готовых работать помощником. Но на проверку каждого кандидата может уйти много времени.
Поиск среди знакомых и партнеров – это еще один способ найти сотрудника в штат. Однако помните, что если кандидат будет плохо выполнять свои обязанности, то вы рискуете испортить отношения с теми, кто рекомендовал сотрудника.
Обратитесь в компанию, чтобы не тратить время на просмотр резюме. Агентство ТОТАЛ по поиску персонала в Москве готово взять на себя хлопоты по поиску помощницы руководителя и других сотрудников. Рекрутеры представят кандидатов, подходящих требованиям.