Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как устроен ЭДО с налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.
Преимущества ЭДО с ФНС
Электронный обмен документацией и отчётностью, организованный через оператора, имеет ряд положительных моментов:
- Экономия времени и ресурсов. Отправить отчётные документы можно в любое удобное время без личного визита в налоговые органы. Подаваемые отчёты не нужно дублировать в бумажном варианте.
- Исключение риска ошибок. Заполнение отчётности ведётся по установленным формам, которые контролируют вводимые данных. При ошибках или неточностях система не даёт отправить форму, а указывает на выявленные недочёты.
- Гарантия получения документов адресатом. Задача оператора заключается в передаче представленных данных контрагенту. Об этом он сигнализирует в течение суток в виде подтверждения доставки. Не нужно дожидаться акта сверки.
- Конфиденциальность и защита передаваемых данных. Информация защищена от просмотра и изменения со стороны третьих лиц. Документы передаются по защищённым HTTPS-каналам с двухуровневой степенью защиты. Использование квалифицированной электронной подписи значительно ограничивает круг лиц, которым доступно использование системы.
- Оперативное получение выписок и справок в электронном виде. Документы, списки, справки и акты от налоговых органов приходят в цифровом формате и в кратчайшие сроки.
- Оповещения об обновлении форм отправки данных. При добавлении новых форм пользователь оперативно получает информацию об этом. Версия используемых шаблонов обновляется автоматически.
Пошаговый алгоритм передачи документа по ЭДО в ФНС.
В зависимости от того, какой тип документации передается или запрашивается у ФНС, реализуется определенный алгоритм движения документа. В данной статье разберем наиболее сложный и распространенный алгоритм — передачи отчетности. А также рассмотрим пошагово, как выглядит отправка обязательного экземпляра бухотчетности в ФНС на новый ресурс налоговой инспекции под названием ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности).
10 возможных шагов при отправке электронной отчетности в ФНС:
Шаг 1. Налогоплательщик готовит и отправляет отчетный документ. Формируется отчет, подписывается электронной подписью, шифруется и отправляется в ФНС. Если отчет отправляет уполномоченный представитель, то к отчету прилагается соответствующее информационное письмо о представительстве, в котором обязательно указываются данные из доверенности.
Шаг 2. Подтверждение даты отправки оператором ЭДО. Как только оператор ЭДО получает отчет, он формирует подтверждение даты отправки, которое отправляется налогоплательщику, а также подтверждение вместе с отчетом отправляется в налоговую инспекцию.
Шаг 3. Подпись извещения о получении подтверждения даты отправки. Налогоплательщик и налоговая инспекция, получив подтверждение даты отправки от оператора ЭДО, автоматически подписывают извещение и отправляют его оператору ЭДО.
Шаг 4. Налоговая извещает о получении первичного документа. Получив отчет, налоговая через оператора ЭДО отправляет налогоплательщику извещение о получении документа. Его отправка осуществляется автоматически, извещение свидетельствует о том, что документ доставлен на приемный комплекс ИФНС.
Шаг 5. Отрицательный результат первичной проверки. Если на входе документ не удалось расшифровать или он не соответствует требованиям ФНС, вместо извещения о получении налогоплательщику высылается отказ. Отчет не принят, нужно исправить ошибки и повторить отправку отчета.
Шаг 6. Положительный результат приема документа. В случае прохождения документом входного контроля, программа ФНС автоматически формирует квитанцию о приеме документа. Квитанция через оператора ЭДО отправляется налогоплательщику. Квитанция подтверждает факт приема документа, но не является подтверждением, что отчетность сдана.
Шаг 7. Извещение о получении результата приема оператором. При получении уведомления об отказе или квитанции о приеме оператор автоматически отсылает извещение о получении результата приема документа в адрес ИФНС.
Шаг 8. Если в отчетности специалистом налоговой инспекции обнаруживаются ошибки, неточности, то налоговая инспекция высылает в адрес налогоплательщика уведомление об уточнении. В нем указываются ошибки и содержится сообщение о необходимости представления пояснений или внесения исправлений. Это означает, что отчет принят, но требуются уточнения. Необходимо сформировать и отправить корректирующий отчет с необходимыми уточнениями через оператора ЭДО.
Шаг 9. Налоговая подтверждает правильность заполнения отчета. Инспекция проверяет отчетность, если все верно – через оператора ЭДО налогоплательщику отправляется извещение о вводе данных отчета в базу данных ФНС. Получение именно этого документа означает, что отчетность принята.
Шаг 10. Налогоплательщик информирует инспекцию о получении извещения о вводе данных или о получении уведомления об уточнении. При получении налогоплательщиком уведомления об уточнении или извещения о вводе данных, в адрес ФНС автоматически отсылается через оператора ЭДО извещение о получении информации.
Алгоритм отправки бухотчетности в ГИР БО:
- Отправка бухотчетности на информационный ресурс БО.
- Подтверждение даты отправки электронного документа.
- Получение квитанции о приеме бухотчетности.
- Уведомление об отказе в приеме бухотчетности.
- Извещение о получении электронного документа.
- Уведомление об уточнении бухотчетности.
- Извещение о вводе сведений.
Подтверждение получения электронного документа
На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.
К выполнению этого правила нужно отнестись со всей тщательностью, особенно если получено уведомление о вызове в налоговый орган, а также требование о представлении документов или пояснений. Если пренебречь ответной квитанцией либо отправить ее позже срока, то через 10 дней после его окончания банковский счет налогоплательщика может быть заблокирован по требованию ФНС. Эти полномочия налоговой службы установлены нормой подпункта 2 пункта 3 статьи 76 НК РФ.
Стоит пояснить, что санкции распространяются лишь на тех налогоплательщиков, которые обязаны обмениваться документами с ФНС посредством интернет. К тем, кто решил сдавать отчетность в электронном виде добровольно, подобные санкции не применяются. В этом случае, если налоговая инспекция не получить в установленный срок квитанцию о приеме документа, он будет направлен налогоплательщику почтой.
Направление документа по ТКС
Включает в общем случае следующие этапы:
| 1 | Отправитель формирует документ в электронной форме, подписывает его УКЭП и направляет по ТКС оператору ЭДО. При этом отправитель фиксирует дату отправки. |
| 2 | Оператор ЭДО в течение 1 часа направляет отправителю извещение о получении электронного документа и не позднее следующего рабочего дня – подтверждение даты отправки.
Отправитель, получив подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
| 3 | Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после дня передачи ему отправителем документа направляет получателю документ и подтверждение даты отправки, подписанное УКЭП оператора.
Получатель, получив документ и подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору 2 соответствующих извещения о получении электронного документа. |
| 4 | При получении документа и отсутствии оснований для отказа в его приеме получатель формирует квитанцию о приеме, подписывает ее УКЭП и направляет оператору.
Квитанцию о приеме получатель направляет отправителю по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня отправки документа отправителем. |
| 5 | Оператор ЭДО, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет получателю извещение о получении электронного документа.
Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после передачи ему квитанции о приеме или уведомления об отказе в приеме направляет квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме отправителю. Отправитель, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
При наличии оснований для отказа в приеме документа получатель формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает оператору для направления отправителю.
Как выбрать оператора ЭДО
Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:
- Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
- Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
- Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
- Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
- Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
- Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Как обойтись без поездки в ФНС, сэкономив деньги и время при получении КЭП?
ПАО Сбербанк первым в России получил статус доверенного лица УЦ ФНС России, и выдаёт квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи руководителям ЮЛ и ИП. Для тех, кто уже является или становится клиентами Сбера, получение подписи происходит с максимальным комфортом:
1. Заявку на получение подписи оформляется онлайн.
2. Если вы уже получали КЭП на руководителя в сервисе «Документооборот» в СберБизнес и срок её действия не истек — вы можете получить новую подпись онлайн или с посещением одного из отделений отделений банка для ЮЛ и ИП.
Если вы не клиент банка, для оформления заявки вам необходимо посетить одно из отделений для ЮЛ и ИП, где выдают КЭП от ФНС.
Открывая расчётный счёт в Сбере через СберКорус, вы получаете приятные бонусы:
-
Бесплатную консультацию по получению КЭП.
-
Финансовую выгоду — скидку 30 % на токен.
-
Сервис электронного обмена документами СФЕРА Курьер — за 1 рубль на год.
-
Сервис Проверки Контрагентов — бесплатный доступ на 1 месяц.
Как работать с КЭП от ФНС
Электронная цифровая подпись для юридических лиц и ИП должна использоваться только его владельцем в соответствии с требованиями ФЗ-63 «Об электронной подписи». Токен (носитель с ключами ЭП) необходимо подключить к компьютеру в момент подписания документа, а после извлечь.
Крайне не рекомендуется оставлять токен в USB-входе и передавать его другим лицам. Если нужно предоставить возможность сотрудникам подписывать документы от лица компании по доверенности, то им заказать КЭП можно в коммерческом удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию по новым правилам (с 01.07.2020). СберКорус аккредитован по новым правилам и предлагает выгодные тарифы и условия выпуска КЭП для сотрудников организаций и физических лиц.
Основные принципы электронного документооборота
В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:
- запрос;
- обращение;
- информационное сообщение о представительстве;
- квитанция о приеме;
- уведомление об отказе в приеме;
- подтверждение даты отправки;
- ответ на запрос;
- письмо налогового органа;
- рассылка;
- технологические электронные сообщения;
- извещение о получении;
- сообщение об ошибке.
К сведению. Подтверждение даты отправки — формируемый специализированным оператором связи или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем), налоговым органом документа в электронной форме по ТКС.
Квитанция о приеме — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема на обработку представленного налогоплательщиком (представителем) запроса (обращения) в электронной форме по ТКС.
Извещение о получении — формируемое получателем для отправителя технологическое электронное сообщение, информирующее отправителя о получении электронного документа.
Формы и Форматы документов утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.
Если налогоплательщик является участником электронного документооборота, чтобы получить информацию от налоговых органов, ему необходимо отправить в налоговый орган запрос (обращение) в электронной форме, подписанный ЭП. Если за информацией обращается представитель налогоплательщика, то необходима доверенность, подтверждающая его право на получение информационных услуг или ответа налогового органа, которая представляется налоговому органу до запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения ее срока.
Право подписи электронной подписью участвующих в электронном документообороте документов имеют должностные лица налогоплательщика (представителя) и спецоператоры, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством РФ. Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяемых для автоматического создания электронных подписей в системе.
В ответ на запрос налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и (или) уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика.
В Методических рекомендациях приведены основания, по которым информация по запросу налогоплательщика (его представителя) не предоставляется:
- запрос направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по нему;
- запрос не соответствует установленному формату;
- запрос представителя налогоплательщика направлен без приложения к нему информационного сообщения о представительстве, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации;
- отсутствует ЭП налогоплательщика (представителя), владелец ЭП, подписавший запрос не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса не соответствуют данным владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, ЭП не соответствует документу.
В таких случаях налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.
При направлении запроса налогоплательщику должны учитываться следующие правила:
- в одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период;
- в одном запросе может быть запрошен только один из перечисленных выше документов;
- в запросе надо указывать дату, по состоянию на которую формируется ответ на него. В случае если в запросе не указана дата или указана будущая дата, ответ формируется на дату регистрации этого запроса в налоговом органе;
- при направлении запроса на получение информации в целом по организации идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит «ИФНС» заполняются равными «0000», реквизит «КПП налогоплательщика» не заполняется;
- дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО/ОКТМО) могут заполняться при запросе выписки и акта сверки. В случае незаполнения дополнительных реквизитов ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика. В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО/ОКТМО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам. В случае если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по всем указанным в запросе КБК и ОКАТО/ОКТМО, то в ответе делается соответствующая запись.
Отметим также следующие особенности представления отдельных документов в электронном виде:
- справка о состоянии расчетов формируется в налоговом органе по всем открытым в нем налоговым обязательствам;
- акт сверки предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган с заполненными графами «Данные налогоплательщика», «Расхождения», «Результаты совместной сверки»;
- при представлении справки об исполнении обязанности перечень ответов, сформированных налоговыми органами, в которых налогоплательщик состоит на учете по различным основаниям, предусмотренным НК РФ, автоматически анализируется, и при отсутствии задолженности проставляется запись «не имеет неисполненную обязанность». В противном случае налогоплательщику направляется справка с записью «имеет неисполненную обязанность» с указанием в приложении кодов налоговых органов, в которых он имеет неисполненную обязанность.
Хранение электронных документов
Согласно требованиям Методических рекомендаций отправленные и принятые электронные документы подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП. Это означает, что налогоплательщики, являющиеся участниками такого информационного взаимодействия, также обязаны выполнять данные требования по хранению электронных документов.
В хранилище электронных документов налоговых органов по каждому электронному документу должны иметься следующие сведения, предусмотренные Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477:
- адресант;
- адресат;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- вид документа;
- дата документа;
- номер документа;
- дата поступления документа;
- входящий номер документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа;
- наименование либо аннотация документа;
- индекс дела;
- сведения о переадресации документа;
- количество листов основного документа;
- количество приложений;
- общее количество листов приложений;
- указания по исполнению документа;
- должность, фамилия и инициалы исполнителя;
- отметка о конфиденциальности.
Срок хранения электронных документов должен соответствовать Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@. Сроки хранения рассматриваемых документов не должны превышать пять лет. При этом срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе.
Программными средствами участников информационного взаимодействия должны быть обеспечены поиск, визуализация, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов, а также их выгрузка на внешние носители в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.
В Методических рекомендациях предлагается уничтожать электронные документы в порядке, предусмотренном Основными правилами работы архивов организаций, одобренном Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:
- ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акт о выделении документов к уничтожению составляется после сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем.
При этом извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота.
Какие документы может истребовать налоговый орган?
Ограниченного перечня документов, которые может истребовать налоговый орган в законодательстве не предусмотрено.
Фактически налоговый орган может истребовать документы:
— связанные с проведением налоговой проверки;
— не связанные с проведением налоговой проверки.
Налоговый орган имеет право запросить:
— у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), документы (информацию) (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
— информацию относительно конкретной сделки у участников этой сделки или иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения таких документов (информации) (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).
Какую ЭЦП выбрать для сотрудника
Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:
- простая (ПЭП);
- усиленная неквалифицированная (НЭП);
- усиленная квалифицированная (КЭП).
В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.
Электронные подписи можно использовать для таких документов:
- приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени — все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
- должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке — НЭП и КЭП;
- трудовые договоры, приказы об увольнении — только КЭП.
Представление электронных документов в ходе камеральной налоговой проверки
В конце каждого отчетного периода, как известно, организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых и проводится камеральная налоговая проверка. В рамках камеральной проверки налоговый орган может направить в организацию требование о представлении некоторого комплекта документов.
На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный. Если ваша компания ведет свой документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс – от получения требования до представления документов в налоговую – происходит «по старинке». Другое дело, если у вас неоднородный архив – часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Нужно ли распечатывать электронные документы, перед тем как отправить в ФНС?
|
Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ, для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. |