Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить отпускные и больничные в новом отчёте 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет 6-НДФЛ — одна из обязательных форм отчетности работодателей за своих сотрудников. В нем подлежат отражению суммы выплаченного всем сотрудникам дохода, а также начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет налога. Расчет, в отличие от 2-НДФЛ, содержит данные об общей сумме дохода и НДФЛ, а не конкретного лица.
Отпускные в 6-НДФЛ — пример заполнения
Расчет 6-НДФЛ состоит из двух разделов:
- В разделе 1 указывают сведения по произведенным выплатам, суммируя их с начала года. Они включают в себя суммы по выплатам, вычетам, налогу.
- В разделе 2 указывают данные по выплатам последнего квартала, т. е. речь идет именно о выплатах, а не о начислениях.
Рассмотрим, как показать отпускные в 6-НДФЛ — примеры и пояснения при заполнении отчета.
Пример 1
В ООО «Салют» 2 сотрудника 10.02.2020 уходят в отпуск. 05.02.2020 им были выплачены отпускные:
- сотрудник 1 — 35 500 руб., в т. ч. НДФЛ 13% 4 615 руб.;
- сотрудник 2 — 40 тыс. руб., в т. ч. НДФЛ 13% 5 200 руб.
Отпускные на счета сотрудникам и налог в бюджет были перечислены одновременно. Вычетов у работников нет.
Смотрите пример отражения отпускных в 6-НДФЛ по ссылке в начале статьи.
Пример 2
В ООО «Лес» сотрудник 27.03.2020 написал заявление, чтобы ему был предоставлен отпуск с 06.04.2020. Вычетов у сотрудника нет. Бухгалтер делает следующие операции:
- 27.03.2020 — рассчитаны отпускные 21 500 руб. (НДФЛ 13% — 2 795 руб.);
- 01.04.2020 — делается перевод сотруднику на счет.
В итоге сотрудник получил отпускные во 2-м квартале, следовательно, в отчет за 1-й квартал эти данные не войдут, их необходимо будет учесть в расчете за 6 месяцев.
Пример 3 — как в 6-НДФЛ отразить отпускные
Раздел 1:
|
Номер строки 6-НДФЛ |
Сумма |
|
020 |
21 500 |
|
030 |
|
|
040 |
2 795 |
|
060 |
1 |
|
070 |
2 795 |
- Отпускные отражаются в 6-НДФЛ на дату перечисления сотруднику средств. Датой удержания налога в этом случае будет также день выплаты отпускных. Таким образом, значения в строках 100 и 110 Раздела 2 отчета идентичны.
- Дата перечисления дохода по отпускным выплатам — последний день месяца, в котором они выплачены.
- Если отпускные были начислены в одном квартале (например, в июне), а срок выплаты НДФЛ пришелся на выходной день (30 июня — воскресенье) и был перенесен на следующий рабочий день (1 июля — понедельник) уже в другом квартале, то в отчете за 6 месяцев указанные выплаты отражаются только в Разделе 1. В Разделе 2 они отразятся в отчете за 9 месяцев.
Отражения отпускных в 6-НДФЛ: примеры и порядок заполнения
При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.
На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.
В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.
2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.
Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.
Как правильно заполнять бланк
Существует некий свод правил, касающихся заполнения бланка, официально закреплённых налоговой службой. Давайте рассмотрим их.
Правило 1. Заполнение граф, подразумевающих цифровые или тестовые показатели, обязательно начинается с левой стороны, к правой, без пропуска ячеек, то есть с самой крайней.
Правило 2. В том случае, если показатели от вашей организации не помещаются на один лист бланка, для каждого из разделов можно продлить его, посредством распечатывания пустых копий формы. Заполняйте столько листов, сколько нужно для полного отображения ситуации.
Правило 3. Место на листе, подразумевающее вписывание его номера, отводится под сквозную нумерацию, начинающуюся с заглавного листа включительно. Получается, что его номер всегда будет 001, в то время как на 5 странице будет красоваться отметка 005 и т.д. Заполнение нумерации производится так же, как и для остальных граф, по направлению с лева на право, при этом ни одно клетка не пропускается.
Правило 4. Допускается заполнение граф ручкой с чернилами следующих цветов:
- синими;
- черными;
- фиолетовыми.
При этом не имеет значения, какой является сама ручка, шариковой или гелиевой, а может перьевой и т.д.
Правило 5. Если показаний для одной из полагающихся к заполнению граф у компании нет, необходимо вписывать в строку ноль, в количестве одного символа.
Правило 6. Если места под знаки в находящемся справа сегменте поля также не могут быть заполнены, ставьте прочерк в виде недлинной горизонтальной линии.
Правило 7. Особые указания относятся к записи значений, выражающихся в дробях. Если при заполнении числа данной формы остаются ячейки под цифры, выражающие целую часть, оставшиеся пустыми перед проставлением части после точки нужно зачеркнуть с помощью проставления по всей их длине горизонтальной линии.
Приведем пример. Представьте, что у вас есть 15 пустых ячеек для большей части значения и всего две для отражения ее элемента, идущего после точки. При этом цифр на первую часть у вас всего шесть. В таком случае, отображаться показатели на бумаге при ее заполнении будут следующим образом: 555555———.55. Сперва такое обозначение может показаться непонятным, но постепенно большинство специалистов привыкает к принятым нормам заполнения и проблемы перестают возникать.
Правило 8. Еще одно правило касается написания кодов общероссийского классификатора территорий муниципальных образований. Согласно установленным правилам, головное отделение вписывает код, подходящий ему по месту нахождения, в то время как филиалы пишут другой, подходящий по расположению им.
По месту проживания указывают данные коды по территориям муниципальных образований представители населения, которые имеют частное дело, то есть:
- индивидуальные предприниматели;
- владельцы адвокатских практик;
- учредители нотариальных контор.
К месту учета коды привязаны у тех ИП-шников, которые поставлены на учет согласно месту проведения рабочего процесса, при этом их деятельность облагается по форме единого налога на доход вмененного характера или (и) патентной системы.
Правило 9. Заверить каждый заполненный лист бланка необходимо подписью руководителя фирмы-налогового агента или его уполномоченного представителя. Кроме того, обязательно проставление даты, когда была проставлена подпись.
Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.
В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.
В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.
Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.
На примере
Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.. 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 — 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2 080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.
Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.
НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.
На примере
Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз:
— 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%);
— 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%);
— 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%);
— 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%);
— 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.
Компания выдает отпускные с опозданием
Компания перечислила сотруднику отпускные уже после того, как он ушел в отпуск.
Компания обязана перечислить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если компания выдала деньги с опозданием, то дата получения дохода не меняется. Это будет день фактической выдачи отпускных. Поэтому не имеет значения, заплатила компания отпускные с опозданием или нет.
В строках 100 и 110 в любом случае отражайте день выдачи. В строке 120 запишите крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ). За задержку отпускных работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию — не менее 1/300 ставки ЦБ РФ. Компенсация за задержку зарплаты или отпускных не облагается НДФЛ (п. 2 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 04.06.13 № ЕД-4-3/10209). Поэтому такую выплату в расчете не отражайте.
На примере
Сотрудник ушел в отпуск с 4 апреля. Крайний срок перечисления отпускных — 1 апреля (письмо Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1). Но отпускные компания перечислила только 7 апреля — 28 000 руб. В этот день она удержала НДФЛ — 3 640 руб. (18 000 руб. × 13%). В строках 100 и 110 раздела 2 компания записала 07.04.2016. Крайний срок перечисления НДФЛ приходится на 30 апреля. Это выходной, поэтому в строке 120 компания записала ближайший рабочий день — 04.05.2016.
Вместе с отпускными компания перечислила компенсацию за просрочку — 71,87 руб. (28 000 руб. × 1/300 × 11% × 7 дн.). Эта сумма не облагается НДФЛ. Компенсацию за просрочку компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 34.
Компания выдает отпускные несколько раз за месяц
Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.
НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.
На примере
Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз: — 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%); — 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%); — 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%); — 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%); — 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.
Компания выплачивает компенсацию за дополнительный отпуск
У директора и главбуха есть по четыре дополнительных дня отпуска. Иногда сотрудники берут вместо дополнительных дней компенсацию.
Сотрудники вправе получить денежную компенсацию взамен дополнительных дней отпуска (ст. 126 ТК РФ). Дата получения дохода по такой выплате — день, когда компания выдала деньги. В этот же день удержите НДФЛ. То есть в строках 100 и 110 компания запишет дату выплаты.
Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором они выданы. Но компенсация дополнительных дней отпуска — это не отпускные. Крайний срок, когда можно перечислить налог с такой выплаты, — следующий рабочий день.
На примере
Директор имеет право на 4 дополнительных дня отпуска. Сотрудник написал заявление на замену дней отдыха денежной компенсацией. Компания выдала деньги 12 мая — 17 000 руб., в этот же день удержала НДФЛ — 2 210 руб. (17 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления налога — 13 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 39.
Пример отражения отпускных в 6-НДФЛ в 2020 году
Отпускные показывайте в 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. Начисленные, но не выплаченные отпускные в расчет не включайте.
В разд. 1 укажите:
- в строке 020 – все отпускные, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
- в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных отпускных.
В разд. 2 покажите все отпускные, выплаченные в последнем квартале отчетного периода. Заполните отдельные блоки строк 100 – 140 для всех отпускных, выплаченных в один день, указав:
- в строках 100 и 110 – дату выплаты;
- в строке 120 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца;
- в строке 130 – отпускные вместе с НДФЛ;
- в строке 140 – удержанный с отпускных налог.
Не показывайте в разд. 2 отпускные, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца выходной. Отразите их в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, отпускные, выплаченные в декабре 2021 г., не включайте в разд. 2 6-НДФЛ за 2021 г. Ведь срок уплаты налога с этих отпускных по ст. 226 НК РФ – 09.01.2020.
Изменения в компенсации отпуска в 2021 году
В 2021 году изменений в расчете и порядке выплаты компенсации за неиспользованный отпуск не произошло. Рассчитывают суммарный размер материального вознаграждения по прежним формулам с учетом заработной платы, прочих доходов и фактически отработанных сотрудником дней. Как и раньше организация оплачивает только дополнительные отпуска и дни, превышающие стандартный отдых в количестве 28 календарных дней, а женщины в декрете и несовершеннолетние сотрудники обязаны отдыхать положенный удлиненный отдых.
Законодательство запрещает предприятиям оплачивать дополнительный отпуск рабочим, трудящимся во вредных условиях — последние отдыхают в среднем 40 календарных дней. Точное число суток определяет трудовой договор и ТК РФ.
Изменился только порядок финансовой и налоговой отчетности. С 2017 года все налоговые выплаты и страховые взносы контролирует ФНС России. Поэтому налоговиками введена новая форма декларации и подсчета пошлин — ЕРСВ (единый расчет страховых взносов). Теперь предприятия вносят сведения о расходах на работников в эту декларацию, в том числе компенсационные выплаты за неотгуленный отдых сотрудников.
Как отразить отпускные в 6 НДФЛ: образец 2021 года
Начнём с титульного листа — его форму можно . Он содержит только данные о налоговом агенте и ИФНС. На титульном листе указывается:
- номер корректировки (для первичного отчёта — «000», для корректировочного отчёта – «001» и т. д.);
- код периода отчёта и год: если сдаётся отчёт за 9 месяцев, то код периода — «33», а год — «2017»;
- код налогового органа, в который сдаётся отчёт, и код места представления: по месту учёта юрлица — ставится «212», по месту жительства ИП — «120»;
- наименование юрлица или Ф. И. О. ИП;
- код ОКТМО;
- контактный телефон, количество страниц отчёта и количество листов приложений, если они есть.
| Код строки | Порядок заполнения |
| 010 | Применённая ставка НДФЛ: как для зарплаты, так и для отпускных — 13%. |
| 020 | Доход по всем сотрудникам с января отчётного года отражается по следующим правилам:
Отражается величина дохода до удержания НДФЛ. Зарплату и отпускные можно отражать в строке 020 единой суммой. |
| 025 | Сумма дивидендов, выплаченных налоговым агентом. |
| 030 | Вычеты за год всего. |
| 040 | НДФЛ, рассчитанный по ставке из строки 010 от дохода из строки 020 после уменьшения облагаемого дохода на вычеты. |
| 045 | НДФЛ от строки 025. |
| 050 | Фиксированные авансовые платежи НДФЛ. |
| 060 | Количество налогоплательщиков, получавших облагаемые доходы. |
| 070 | Итог удержанного НДФЛ без разделения по ставкам. |
| 080 | НДФЛ, начисленный, но не удержанный. |
| 090 | НДФЛ, возвращённый работодателем сотрудникам при излишнем удержании (например, уволенному сотруднику, с которого удержаны отпускные за неотработанные месяцы года для оплаты отпуска). |
Корректируем отчет при сокращенном отпуске
Выход работника из отпуска раньше положенного срока, как правило, связан либо с его болезнью во время отдыха, либо с отзывом по производственной необходимости.
В обоих случаях суммы излишне выплаченных сумм и удержанного НДФЛ могут быть засчитаны в счет иных доходов за отчетный период. В расчете 6-НДФЛ способ корректировки будет зависеть от того, в каком периоде произошло прерывание отпуска.
Если отдых работника начался и прервался в одном и том же отчетном периоде, то сумма излишне выплаченного дохода засчитывается как заработная плата, а сумма отпускных отражается уже с учетом корректировки. А вот в случае, когда пересчет затронул предыдущий квартал, необходимо действовать аналогично ситуации с корректировкой при уменьшении суммы начисленного дохода.