Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Информационное письмо о смене генерального директора — образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Генеральный директор — официальный представитель компании, уполномоченный заключать договоры и подписывать соглашения с работниками и контрагентами. Данные об этом человеке занесены в Единый государственный реестр юридических лиц. После подписания протокола о выборе нового управленца сведения о нем передаются в налоговую инспекцию для дальнейшего изменения данных в ЕГРЮЛ. Когда исправления внесены, выпускается приказ о трудоустройстве. После оформления необходимых документов о принятом решении уведомляют партнеров.
Когда и каким способом направить письмо
Если письмо об изменении фигуры директора необходимо потому, что такая обязанность закреплена в договоре, важно отправить его таким способом, который позволит подтвердить факты отправки и получения контрагентом. В будущем при необходимости такое подтверждение позволит снять претензии контрагента. К подходящим способам относятся:
- отправка по почте с уведомлением о вручении;
- передача лично в руки под подпись;
- отправка способом, оговоренным в тексте соглашения.
Если такой обязанности в договоре нет, письмо направляется любым удобным компании способом:
- по почте;
- по электронной почте;
- по факсу;
- иными способами.
Срок, в течение которого следует направить письмо, зависит от ситуации:
- письмо, предусмотренное договором, направляется в течение времени, оговоренного в том же договоре;
- если упоминаний о письме в договоре нет и компания направляет его по своей инициативе, следует придерживаться разумных сроков извещения, например направить письмо в течение недели с момента вступления нового человека в должность.
Шаг 2. Подготовка кадровой документации
Набор кадровых документов зависит от причины увольнения и оснований по трудовому законодательству. На топ-менеджера ООО распространяются общие правила оформления прекращения трудового договора: издание общехозяйственного приказа о снятии полномочий и кадрового приказа об увольнении, внесение записи в трудовую книжку и личное дело.
Сценарий зависит от основания увольнения гендиректора:
- Досрочное прекращение полномочий по решению общего собрания (п. 2, ст. 278 ТК РФ). Согласие других лиц, в том числе директора, не требуется. Кворум участников обязательный. Работодатель выплачивает директору компенсацию – минимум трехкратный месячный заработок (если увольняемый не совершил виновные действия).
- Соглашение сторон (п. 1, ч. 1, ст. 77 ТК РФ). Самое распространенное основание, которое выстраивается на консенсусе с учредителями. Размер компенсации – по договоренности, ориентировочно от 6 до 12 окладов.
- Истечение срока трудового договора по контракту (п. 2, ч. 1, ст. 77 ТК РФ), если такое условие было конкретизировано уставом. Обязательное условие – заблаговременное письменное уведомление директора об истечении срока его полномочий.
- Прекращение трудового договора по инициативе гендиректора (п. 3, ч. 1, ст. 77 ТК РФ). Инициатор подает заявление об увольнении по собственному желанию. Для руководителей увеличен срок уведомления о намерении покинуть пост – 1 месяц.
Если гендиректор уволен по решению уполномоченного органа о прекращении трудового договора, наличие веских оснований, таких как дисциплинарный проступок или истечение срока действия контракта, не обязательно.
Основания для смены генерального директора
Смена генерального директора может обуславливаться как заранее подготовленным планом, так и внезапными обстоятельствами, требующими немедленной реакции. Конкретные основания для смены генерального директора зачастую фиксируются в Уставе предприятия. К наиболее распространенным относятся:
- период длительности контракта, на основании которого был принят руководитель, истекает;
- директор уходит на основании заявления с прошением уволить его по собственной инициативе;
- стороны пришли к общему соглашению;
- директор умер;
- советом учредителей был избран новый управленец.
Описанные основания для смены руководителя предприятия являются объективными, они не зависят от качества работы текущего управленца. При этом последняя причина относится к особым обстоятельствам, которые требуют коллективной оценки учредителей или иных представителей управленческого аппарата.
То есть, в случае, когда руководитель компании увольняется с должности по решению совета директоров, это относится к увольнению по инициативе нанимателя, и регламентируется ст. 81 ТК РФ. Основаниями для снятия субъекта с должности в соответствии с нормами ст. 81 ТК РФ являются:
- регулярное нарушение субъектом своих должностных обязанностей, игнорирование правил трудовой дисциплины и охраны труда, а также отказ от исполнения своих функций без наличия уважительной причины;
- субъект распространил коммерческую тайну;
- директор совершил определенные действия, которые дали совету директоров основания для утраты к нему доверия. Вследствие этого дальнейшая деятельность лица на подобной должности является невозможной;
- решение, принятое увольняемым управленцем, привело к существенным материальным потерям, либо пошатнуло репутацию сообщества.
Важно понимать, что генеральный директор является таким же сотрудником компании, как и другие представители персонала. Смена рассматриваемого работника должна фиксироваться в решении общего собрания участников компании. В дальнейшем данное решение должно пройти регистрацию в фискальной структуре посредством направления в оговоренную инстанцию заявления по форме Р14001.
Решение участников ООО о смене директора
Если в обществе больше одного учредителя, то следует созвать общее собрание участников. Идеально, когда в ближайшее время уже назначено плановое общее собрание. Однако если такое собрание не назначено, то участником нужно направить директору требование о созыве внеочередного собрания (п. 2 ст. 35 закона об ООО). Если директор откажется созывать собрание, то любой из участников, имеющих более 10 процентов доли, может собрать всех учредителей самостоятельно (п. 4 ст. 35 закона об ООО).
На собрании надо вести протокол, в котором должен быть поставлен вопрос о смене генерального директора. Срок составления протокола для ООО законодательством не уточнен. Чтобы решение об увольнении руководителя было действительным, по каждому вопросу повестки дня (прекращение полномочий генерального директора и назначение нового) более 50 процентов участников должны проголосовать положительно. Уставом могут быть установлены иные принятия решений на собраниях.
В протоколе обязательно должно быть прописано:
- прекращение полномочий прежнего генерального директора ООО: его Ф.И.О. и ИНН (при наличии);
- назначение нового гендиректора, его Ф.И.О. и полные паспортные данные;
- срок прекращений полномочий действующего директора и дата начала полномочий нового (срок полномочий обычно закрепляется в уставе организации);
Эта информация поможет при дальнейшем обращении в налоговую службу за регистрацией изменений.
Факт принятия решения общим собранием учредителей и список явившихся необходимо нотариально удостоверить. Общее собрание вправе предусмотреть другой способ подтверждения (без участия нотариуса), закрепив его в уставе или единогласно приняв соответствующее решение. Такое единогласное решение, в свою очередь, должно быть нотариально удостоверено. Эта норма действует только для удостоверения решения учредителей о перемене гендиректора, которое принято позднее 25.12.2019 (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, п. 2 «Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах от 25.12.2019»), п. 1 письма ФНП от 15.01.2020 № 121/03-16-3, Определение Верховного Суда РФ от 30.12.2019 № 306-ЭС19-25147 по делу № А72-7041/2018).
Каким образом составить письмо-уведомление
В отличие от уведомления в налоговую инспекцию, для письма контрагентам нет установленной законом формы. Не надо переживать, как сообщить заказчикам о смене руководителя, достаточно руководствоваться общими правилами к деловой переписке и соблюдать условия договоров, если они касаются этого вопроса:
- использование фирменного бланка приветствуется, но необязательно, достаточно наличия реквизитов организации для возможности ее идентификации;
- дата и исходящий номер;
- данные получателя;
- краткая информация о новом руководителе с датой наделения его полномочиями и ссылкой на документ-основание для его назначения;
- подпись с расшифровкой.
Рекомендуем к письму приложить копию выписки из ЕГРЮЛ, которая содержит уже новые сведения о единоличном исполнительном органе.
Как поменять генерального директора в ООО?
Для внесения изменений в ЕГРЮЛ нужно принять решение на общем собрании участников ООО, зафиксировав это в протоколе о смене генерального директора. Если в Общества один учредитель, то составляется решение о замене руководителя компании. После этого необходимо подать в регистрирующий орган – Федеральную налоговую службу РФ, форму Р14001.
Отметим, что внутри организации принятое решение о смене руководителя вступает в силу сразу после принятия такого решения. То есть с момента, когда оформляется протокол на общем собрании или решение единственного участника ООО. В то время как для кредиторов, государственных органов, других лиц решение вступает в силу с момента государственной регистрации таких изменений.
Каким образом составить письмо-уведомление
В отличие от уведомления в налоговую инспекцию, для письма контрагентам нет установленной законом формы. Не надо переживать, как сообщить заказчикам о смене руководителя, достаточно руководствоваться общими правилами к деловой переписке и соблюдать условия договоров, если они касаются этого вопроса:
- использование фирменного бланка приветствуется, но необязательно, достаточно наличия реквизитов организации для возможности ее идентификации;
- дата и исходящий номер;
- данные получателя;
- краткая информация о новом руководителе с датой наделения его полномочиями и ссылкой на документ-основание для его назначения;
- подпись с расшифровкой.
Рекомендуем к письму приложить копию выписки из ЕГРЮЛ, которая содержит уже новые сведения о единоличном исполнительном органе.
Кого нужно уведомлять о смене генерального директора
Уведомление о смене директора в установленном порядке направляется новым директором или учредителями фирмы (конкретный отправитель устанавливается законом или договором):
1. В ФНС РФ.
2. С учетом условий действующих договоров:
- контрагентам (наряду с допсоглашением об изменении этих договоров);
- банкам-кредиторам, а также банку, в котором открыт расчетный счет (уведомление в таких случаях дополняется свежей выпиской из ЕГРЮЛ, карточкой с образцом подписи нового директора).
3. Добровольно:
- контрагентам, с которыми соглашений об обязательном уведомлении при смене директора не подписано;
- сотрудникам.
Виды информационных писем: 5 готовых образцов
Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.
Предлагаем ознакомиться Как правильно написать обращение к губернатору образец
Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:
- смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
- смена реквизитов;
- смена юридического или фактического адреса;
- подготовка к проведению инвентаризации;
- изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.
Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.
Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.
Назначение уведомления
Помимо чисто руководящих функций у генерального директора есть так называемое «право подписи». В силу этого «права» документы, подписанные генеральным директором, приобретают юридическую силу.
Фиксируется «право подписи» в учредительных документах. Это значит, что ФИО и иные данные генерального директора вносятся в Устав юридического лица. Помимо этого, образец подписи генерального директора предоставляется в различные государственные органы, а также в банк, обслуживающий расчетный счет юридического лица.
Соответственно, смена директора влечет за собой и изменение подписи в документах.
Чтобы документы, подписанные новым директором, обладали правомочием, в учредительные документы должны быть внесены изменения, а контрагенты и банк должны быть уведомлены о произошедших кадровых изменениях.
До 2013 года о смене директора требовалось также известить и налоговые органы. В настоящее время это положение не действует, поскольку об имеющихся изменениях в Уставе юридического лица налоговые органы извещает банк.
Документ в налоговую инспекцию
Стоит отметить, что составление данного документа необходимо начинать, когда генеральный директор уже освободился от своих обязанностей, а новый уже начал их исполнять и был занесен в единый государственный реестр юридических лиц.
Это происходит так потому, что до совершения этих операций со стороны закона увольнение не может нести за собой никакой юридической силы и соответственно написание информационного письма не будет иметь за собой никакого смысла.
После того, как письмо было написано его нужно как можно быстрее отправить в налоговые органы. Данный факт согласно законодательству, является обязательным. Кроме того, письмо должно быть составлено по специальной форме Р14001. К данному письму не нужно прикладывать никакие дополнительные документы.
При этом заполнение информационного письма согласно установленной форме будет проходить согласно следующему порядку:
- На заглавном (титульном) листе нужно отразить полное название организации, а также ее идентификационный номер налогоплательщика и основной государственный регистрационный номер;
- Лист «К» нужно сделать в двух экземплярах. В первом будет отображаться информация о старого генерального директора, а во втором о новом. При этом на втором листе также нужно заполнить третий раздел;
- Лист «Р» должен содержать данные о физическом лице, которое отправит данные в налоговые органы. Им могут являться либо новый генеральный директор, либо его заместитель. Также может выступать специальный уполномоченный представитель, но при этом он должен располагать заверенной у нотариуса доверенностью.
Зачем нужно уведомление контрагентов о смене директора
Когда организации заключают между собой договоры, то помимо полного их наименования, в тексте указывают и данные официального представителя, который собственно и подписывает документ.
Смена руководителя влечет за собой внесение изменений в определенные документы, в том числе и в долгосрочные договоры. Подробнее о смене руководителя можно посмотреть здесь.
Для того чтобы предложить деловым партнерам внести изменения в договоры, а также, чтобы в дальнейшем они указывали правильные данные представителя организации в подписываемых документах, нужно произвести уведомление контрагентов о смене директора.
Сообщение контрагенту о смене руководителя организации можно отправить в виде:
- Официального информационного письма или уведомления.
- Телефонограммы или устного сообщения.
- Путем размещения соответствующей информации на сайте предприятия.
Правила делового этика предполагают использование первого способа.
Такое письмо составляется на фирменном бланке организации и содержит следующие реквизиты:
- Название организации, куда направляется письмо, и ФИО ее представителя. Если делается массовая рассылка, то эти данные могут и не проставляться.
- Если письмо составляется не на фирменном бланке, то нужно указать полное наименование юридического лица, которое составляет уведомление.
- Подписывает документ руководитель, который на данный момент обладает полномочиями. То есть это может быть как руководитель, который уходит, так и новый директор.
Текст письма составляется в произвольной форме, главное, чтобы он содержал следующие сведения:
- Полное ФИО нового директора.
- Дата начала его полномочий.
- Документ, на основании которого ему предоставляются полномочия.
- Если он назначен временно, или исполняющим обязанности, это также указывают.
В письме можно предложить контрагентам заключить дополнительные соглашения к действующему договору или приложить уже составленный документ.
Сообщение контрагенту о смене руководителя организации производится с помощью официального письма, в котором организация сообщает данные нового директора. Письмо составляется в свободной форме, оно может быть направлено в адрес контрагента любым способом связи: почтой, факсом или доставлено лично.
Как мы уже сказали выше, уведомление контрагента о смене директора – право, а не обязанность организации. Однако иногда одним из пунктов договора между компаниями значится обязанность сообщать о любых изменениях в регистрационных данных ООО, в том числе о смене директора. И, обычно, в подобных случаях в договоре отражаются сроки, в течение которых необходимо сообщить контрагенту о произошедших изменениях.
На практике у кадровиков в ситуации, когда меняется руководитель организации, возникают вопросы о необходимости внесения изменений в кадровые документы, например, в трудовые договоры. Часто рассуждают так: в трудовом договоре указаны данные конкретного лица — руководителя организации, и, если руководитель поменялся не будет ли нарушением, когда в трудовой договор не вносятся поправки.
Здесь сразу надо пояснить. При смене генерального директора, ни трудовые договоры, ни распорядительные документы менять не надо. Объяснение следующее. Стороной трудового договора, работодателем является именно организация. Руководитель представляет интересы организации и подписывает от ее имени все документы, в том числе, трудовые договоры.
Этот же принцип действует и в отношении локальных нормативных актов организации.
Смена генерального директора влечет обязанности организации по уведомлению об этом налогового органа и контрагентов. Пропуск срока извещения ФНС грозит организации административным штрафом. Если же не уведомить контрагентов, могут возникнуть проблемы с исполнением договорных обязательств.
Уважаемые участники!
Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней.
Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.
Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:
- смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
- смена реквизитов;
- смена юридического или фактического адреса;
- подготовка к проведению инвентаризации;
- изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.
Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.
Надо ли вносить изменения в кадровые документы при смене генерального директора
На практике у кадровиков в ситуации, когда меняется руководитель организации, возникают вопросы о необходимости внесения изменений в кадровые документы, например, в трудовые договоры
. Часто рассуждают так: в трудовом договоре указаны данные конкретного лица — руководителя организации, и, если руководитель поменялся не будет ли нарушением, когда в трудовой договор не вносятся поправки.
Здесь сразу надо пояснить. При смене генерального директора, ни трудовые договоры, ни распорядительные документы менять не надо. Объяснение следующее. Стороной трудового договора, работодателем является именно организация. Руководитель представляет интересы организации и подписывает от ее имени все документы, в том числе, трудовые договоры. В период подписания трудового договора генеральным директором было конкретное лицо, которое представляло интересы компании. При сменен генерального директора работодатель не меняется, поэтому трудовой договор также дополнять не надо.
Этот же принцип действует и в отношении локальных нормативных актов организации.
Смена генерального директора влечет обязанности организации по уведомлению об этом налогового органа и контрагентов. Пропуск срока извещения ФНС грозит организации административным штрафом. Если же не уведомить контрагентов, могут возникнуть проблемы с исполнением договорных обязательств.
Читать дальше: Можно ли оплатить штраф кредитной картой сбербанка
При составлении документа многие задаются вопросом, кто должен заверять письмо: старый или новый генеральный директор организации. Ответ здесь однозначный: новый. Ведь документ о его назначении уже вступил в силу. И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.
На практике часто случается такая ситуация, когда у власти в компании находятся сразу два человека.
Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.
Информируем свою ИФНС
Актуальные сведения о руководителе организации должны содержаться в Едином государственном реестре юридических лицподп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .
Актуальные сведения о руководителе организации должны содержаться в Едином государственном реестре юридических лицподп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ);подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ.
Поэтому перво-наперво следует поделиться новостью о смене директора с инспекций, в которой вы регистрировались, чтобы она внесла необходимые изменения в ЕГРЮЛп. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ; п. 1 Положения о Федеральной налоговой службе, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506. Для этого нужно представить заявление по форме № Р14001приложение 4 к Постановлению Правительства РФ от 19.06.2002 № 439; п.
По желанию к заявлению можно приложить копию протокола общего собрания акционеров или совета директоров (участников) либо решение единственного участника об избрании нового руководителяп. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; пп. 3, 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; ст. 275, п. 2 ст. 278 ТК РФ.
ИФНС должна зарегистрировать изменения и внести соответствующую запись в ЕГРЮЛ в течение 5 рабочих дней со дня получения документовп. 1 ст. 8, п. 3 ст. 18 Закона № 129-ФЗ. Дабы убедиться, что изменения внесены, по прошествии этого срока не мешает обратиться в свою инспекцию за выпиской из ЕГРЮЛ, благо, она выдается бесплатноп. 2 ст. 6, п. 2 ст.
Хотя возникновение или прекращение полномочий руководителя никак не связано с фактом внесения в ЕГРЮЛ сведений о немПостановление Президиума ВАС РФ от 14.02.2006 № 12049/05, налоговики иногда отказываются принимать от организации документы (в частности, налоговую отчетность), подписанные новым руководителем, данных о котором нет в Едином реестре.