Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли командировочное удостоверение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Заполнение обратной стороны листа
Применяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись).
Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек).
В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право.
Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:
| Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств. |
Сопутствующие документы
Командировочное удостоверение может оформляться вместе с такими сопутствующими документами:
- Служебное задание — по новым правилам это бланк составляется на усмотрение руководства. Субъекты бизнеса часто его используют, чтобы отразить для работников задачи, которые они должны решить в данной поездке.
- Отчет по проделанной работе — его следует применять, когда служебное задание не используется. В нем командируемый сотрудник описывает, что именно он делал в служебной поездке.
- Авансовый отчет (Форма АО1) — в нем работник, вернувшись из командировки отражает произведенные расходы. Все они указываются по предоставленным подтверждающим документам, которые идут в качестве приложения к авансовому отчету.
- Счета и квитанции, договор найма — они выдаются работнику во время командировки при найме жилья для подтверждения потраченных им сумм на гостиницы.
- Билеты, страховые полиса и т. д. – они используются в качестве подтверждения транспортных расходов командируемого. Сюда же можно включить посадочные талоны, квитанции за белье, чеки и квитанции за квитанции и т. д.
- Прочие документы, которыми подтверждаются произведенные работником иные расходы в командировке. Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи.
- Служебная записка, составленная работником при возвращении с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта.
- Служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствует подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.
Какую форму использовать
Каждый работодатель самостоятельно решает, обязательно или нет командировочное удостоверение для направления работника в поездку, и определяет, какой бланк для этого использовать. Многие компании продолжают применять унифицированный бланк Т-10, утвержденный постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Он помогает официально зафиксировать факт, цель и обоснованность командировки. До недавнего времени эта форма была обязательной, и делопроизводители продолжают пользоваться стандартным бланком по привычке, опасаясь столкнуться с трудностями при подтверждении командировок. Но унифицированная форма Т-10 носит рекомендательный характер, поэтому компания вправе разработать собственную форму, упростить или дополнить рекомендованный бланк.
В любом случае, если в организации решено использовать для внутреннего документооборота удостоверения (неважно, стандартной или разработанной самостоятельно формы), этот факт необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно проинформировать сотрудников, кто пользуется командировочным удостоверением, обязательно ли его предъявлять вместе с документами, подтверждающими расходы, как его правильно заполнять и проверять перед сдачей, какие наступят последствия за отказ соблюдать внутренние правила.
ВАЖНО!
В связи с активным переходом на электронный документооборот в организациях интересуются, можно ли предъявлять командировочное удостоверение в электронном виде и как все правильно оформить в таком случае. На наш взгляд, такой документ следует оформлять на бумаге, иначе с заполнением у принимающих сторон могут возникнуть сложности. Если же контролировать факт нахождения работника по определенному адресу необходимо, но хочется избежать оформления бумаг, присмотритесь к мобильным приложениям с такими функциями. Они станут достойной заменой необязательным сейчас командировочным удостоверениям.
Правила оформления командировочного удостоверения
Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.
Первая часть лицевой стороны бланка включает:
- номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
- полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
- дата, когда издан документ.
Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:
- Ф. И. О.;
- табельный порядковый номер личного дела;
- занимаемая должность;
- место прохождения служебного задания;
- цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
- сроки поездки.
Для чего было нужно командировочное удостоверение
Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним относились:
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
- документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
- документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).
Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный документ, позволяющий установить:
- куда был командирован работник (организация или местность);
- с какой целью;
- на сколько дней он был направлен в командировку;
- когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
- взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.
Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для организации.
Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.
Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.
Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2021 году
Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.
При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.
Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Использование личного транспорта
Ну а в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте — легковом автомобиле или мотоцикле — фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником работодателю по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. К таким документам отнесены, в частности, путевой лист, счета, квитанции и кассовые чеки.
Между тем использование личного транспорта не предполагает применение путевых листов. Их оформляют в целях безопасности дорожного движения исключительно при эксплуатации автомобильного транспорта, принадлежащего юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (п.п. 2, 28, 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7).
Далее, о каких счетах, квитанциях и кассовых чеках может идти речь при использовании личного транспорта? – Видимо, в первую очередь это документы, удостоверяющие приобретение топлива по маршруту следования, на которых будут отражены реквизиты АЗС. При этом расходы на ГСМ в части, связанной с исполнением служебного поручения, возмещает работодатель (ст. 188 ТК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли размер компенсаций, включая затраты на топливо, определяется в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).
Кроме того, косвенными доказательствами поездки работника могут служить иные счета, квитанции и кассовые чеки, подтверждающие его проезд через тот или иной населенный пункт по маршруту следования. Примером может служить кассовый чек предприятия общественного питания или продуктового магазина на трассе, хотя эти затраты работника работодатель не возмещаются. Кстати, ночевать можно и в машине (наличие документов о проживании не обязательно).
Примечательно, что в качестве личного транспорта могут быть использованы исключительно легковой автомобиль или мотоцикл. Применение для этих целей иных видов транспорта, принадлежащих командированному работнику, – скажем, грузового автомобиля или катера, — Постановлением № 749 не предусмотрено. Если использование неоговоренных транспортных средств все же целесообразно, то работодателю надлежит их либо арендовать, либо получить от собственника в безвозмездное пользование. Но в этом случае об использовании личного транспорта речь уже не идет. В такой ситуации роль проездного документа действительно будет выполнять путевой лист.
Видимо, аналогичным образом решается вопрос о времени пребывания в командировке, если работник направился в нее на транспортном средстве, принадлежащем работодателю на праве собственности. Хотя считать путевой лист проездным документом нормативных оснований не имеется. Нужно признать, что вопрос о поездках на служебном транспорте остался непроработанным. Будем ждать официальных разъяснений.
Отмена командировочного удостоверения по сути избавляет работодателя от необходимости контроля за местом нахождения командированного работника. В принципе такое сокращение ограничений можно только приветствовать. Теперь выезжать в другую местность работник может без предварительного согласования с принимающей стороной (на практике таковая не всегда имеется). Да и необходимость отметки в командировочном удостоверении о выбытии из пункта назначения ограничивала мобильность работника.
Как подтвердить фактический срок командировки?
Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:
- на основании проездных документов;
- на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.
Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.
Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.
Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.
Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.
Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.
Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.
Правила оформления и заполненияНесмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка. Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов. При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:
Внизу отведено место для указания:
Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании. Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:
Обратите внимание на печати в командировочном удостоверении в 2021 году: их не ставят, если организация отказалась от такого атрибута. Отмена командировочного удостоверения и новая отчетность сотрудниковКомандировочное удостоверение в прошлом подтверждало расходы, которые был вынужден нести сотрудник работая вдали от дома. Теперь он может обосновать свои траты посредством проездных документов. Они же описывают сроки пребывания в том или ином месте. Кроме того, все намного проще, если работник выехал заграницу. В этом случае отчитаться можно и при помощи отметок в паспорте, поставленных на границе. Отмена командировочных удостоверений ввела такое понятие, как отчетность при поездке на личном авто. Для этого нужно всего немного:
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем. Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер). Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо. Действия сотрудника после командировкиПосле того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью. Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы». Похожие записи: |