Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расписка в получении трудовой книжки: образец, правила выдачи и сроки получения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Так, рассмотрев комплект документов, которые работодатель выдает работнику при увольнении, важно отметить, что нужно подтвердить действительность получения этих документов. Сроки выдачи и трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ. За хранение трудовой книжки в период работы полностью отвечает работодатель, поэтому он регистрирует и в журнале и хранит в сейфе. Получение трудовой книжки сопровождается следующим образом: работник расписывается в приказе (распоряжении) об увольнении, получает трудовую, ставит подпись в журнале (книге) регистрации трудовых книжек и непосредственно в трудовой книжке, а также в личной карточке работника.
Расписка о получении документов при увольнении
Выдача справок, обязательных к выдаче, сопровождается подписью в журнале заявок о выдаче справок (если он имеется), но в связи с тем, что они являются обязательными, то заявку на нее делать не нужно. А подтверждение о получении справок необходимо организовать посредством разработки локального документа (на усмотрение работодателя), где отражаются все документы, подготовленные к увольнению.
Работнику необходимо написать от руки расписку разборчивым почерком без помарок и исправлений. В дальнейшем эта расписка подшивается к личному делу работника.
Расписка составляется в произвольной форме и должна содержать следующую информацию (реквизиты):
- наименование организации, где составлена расписка
- наименование документа, где отражается уточнение, о чем составлен документ (например, расписка о получении документов при увольнении)
- дата написания расписки (последний рабочий день на данном месте работы)
- текст о получении документов (с перечислением документов и справок)
- подпись и расшифровка подписи работника
Может ли работодатель не выдать документов:
Работодатель не имеет права не выдавать документов, если их затребовали. Сделать это он может только в двух случаях: нет объекта выдачи (никто не явился за их получением) или человек сам не хочет их забирать лично.
В первом случае руководитель направляет по почте письменное уведомление (см. о нём выше). Во втором это проблемы самого работника.
Если же работодатель по каким-то причинам не выдаёт документы, то перед обращением в соответствующие органы, следует попытаться решить этот вопрос мирно и уговорить работодателя их вернуть. Первое, куда следует обратиться, это трудовая инспекция. Суд сразу заявления не примет, как и прокуратура. Но, как правило, достаточно обычного обращения в инспекцию.
Если в невыдаче бумаг будет установлена вина нанимателя, то он получит за это штраф. И работодатель должен знать, что необходимые бумаги нанимателю он должен вернуть в любом случае, даже если тот на момент увольнения не выполнил перед компанией всех обязательств.
Как написать расписку о получении документов
Для того чтобы расписка обладала необходимой правовой силой, ответственным лицом во время формирования данного документа нужно учесть ряд важных правил:
- Обязательной формы расписки установлено не было. Это означает, что она может быть составлена в свободном порядке. Главное, чтобы на документе имелись все важные сведения, которые имеют прямое отношение к процедуре последующей передачи документов другому лицу.
- Во время составления расписки особое внимание следует уделить описанию документов, которые будут являться непосредственным предметом сделки. Здесь нужно указать, какие именно бумаги будут получены другим лицом.
- Оформление документа необходимо производить на чистом листе формата А4. В верхней части, посередине указывается наименование – «Расписка».
- В самой нижней части листа должны содержаться следующие сведения:
- ФИО и подпись гражданина, который получил пакет документов согласно расписке;
- дата, в которую произошло оформление данной сделки;
- подпись лица, которым была осуществлена передача бумаг в руки другому человеку.
- Что касается главных сведений, которые помещаются в основную часть документа, к ним можно отнести следующие данные:
- сведения о получателе документов, а именно – его ФИО, номер и серию паспорта, адрес регистрации, а также фактического проживания;
- сведения о том, кем именно осуществляется передача документов – ФИО гражданина и иные вышеуказанные данные;
- информацию относительно самих материальных ценностей, которые будут подлежать передаче. Если речь идет о документах, здесь нужно описать их основные реквизиты либо определенные характеристики, которые являются отличительными. Напротив каждого перечисленного документа должна стоять дата его создания, а также индивидуальный регистрационный номер.
Расписка в получении документов во время увольнения
Процедура увольнения сопровождается оформлением достаточно большого количества самой различной документации. Уходящему из организации сотруднику, в свою очередь, очень важно собрать полный пакет бумаг для успешного трудоустройства в дальнейшем. Однако здесь работодателю необходимо будет позаботиться и о защите своих собственных интересов. Именно для этого ему и может потребоваться составление расписки о выдаче документов сотруднику при увольнении.
К основным бумагам, которые всегда должны быть выданы на руки уходящему из организации служащему, можно отнести следующие:
- Трудовую книжку подчиненного, которая хранится у его руководителя на протяжении всего времени работы в компании.
- Справку о сумме заработка подчиненного за последний временной период. В большинстве случаев данный документ содержит в себе сведения за последние два месяца работы сотрудника перед его непосредственным увольнением.
- Сведения по страховым взносам, которые были перечислены работодателем за его подчиненного за все время работы сотрудника в учреждении. Этот документ может потребоваться служащему во время оформления пенсионного обеспечения.
- Личную медицинскую книжку подчиненного, если род его деятельности предусматривал обязательное наличие данного документа.
Вышеуказанный перечень документов был обязательным. То есть абсолютно каждый увольняющийся сотрудник, вне зависимости от должности, времени работы и других обстоятельств, вправе рассчитывать на получение этих бумаг.
Помимо этого, следует упомянуть и о некоторых дополнительных документах, которые также могут быть выданы служащему, но уже по его предварительному запросу. Сюда относятся следующие бумаги:
- расчетный лист. Данный документ представляет собой небольшую справку, которая выдается служащему вместе с заработной платой или авансом. В ней фиксируются абсолютно все вычеты или начисления, которые были произведены отделом бухгалтерии за соответствующий временной период;
- справка в соответствии с формой 2-НДФЛ. Данный документ содержит в себе сведения относительно всех начислений сотрудника, которые были получены им за соответствующий временной период;
- специальная справка для последующего оформления пособия по безработице;
- копии различных приказов, непосредственно связанных с профессиональной деятельностью гражданина в стенах данного учреждения.
Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку
Алиментная расписка представляет собой документальное подтверждение передачи алиментов получателю. Этот документ подтверждает, что у алиментополучателя претензий нет к алиментоплательщику. Таким приемом могут пользоваться любые лица, между которыми существуют алиментные правовые отношения. Прежде всего это касается родителей, выплачивающих алименты несовершеннолетним или недееспособным совершеннолетним детям. Данный документ также регламентирует отношения между бывшими супругами.
Грамотное составление алиментной расписки требует присутствия свидетелей. В таком случае она имеет под собой юридическую силу и является значимой документацией для обеих сторон конфликтной ситуации. Стоит добавить, что алиментных расписок может быть несколько (по количеству платежей).
Этот документ составляется либо от руки, либо на компьютере. Обязательными блоками являются:
- паспортные данные;
- дата передачи денежных средств;
- сумма денежных средств;
- Ф. И. О. свидетелей;
- подписи сторон.
К последнему рабочему дню сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению.
Некоторые работодатели, помимо перечисленных мер, требуют, чтобы была оформлена расписка от работника при увольнении. Данная мера не обязательна и является вариантом подстраховки при расставании, например, с конфликтным человеком.
В каких случаях пишется?
Чаще всего работодатели не требуют от увольняющихся сотрудников заполнения документации подобного характера.
Следует учесть, что при необходимости руководитель вправе обратиться к специалисту с просьбой предоставления расписки.
В большинстве случаев она необходима тогда, когда сотрудник забирает трудовую не в сам день увольнения, а по истечению некоторого времени после этой даты.
Также потребность в оформлении документации появляется в ситуации, когда трудовую забирают родственники погибшего работника.
Основное предназначение расписки — доказательство факта получения гражданином своей трудовой документации.
Наличие бумаги означает не только то, что работодатель выдал документ, но и то, что сотрудник не имеет к нему никаких претензий.
Пакет документов, выдаваемых при увольнении
Увольнение работника оформляется приказом (распоряжением) о прекращении трудовых отношений с работодателем, с которым увольняющийся должен быть ознакомлен под подпись. В последний рабочий день работнику обязательно выдаются следующие документы:
- Трудовая книжка по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
- Справка о сумме заработка за два предшествующих года, по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н (для осуществления выплат страхового обеспечения в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством)
- Сведения по страховым взносам ОПС (выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, которые потребуются при оформление работником пенсии)
- Личная медицинская книжка (если специфика работы предусматривает прием на работу при ее наличии)
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Что делать, если увольняющийся отказывается ставить подпись в журнале о движении трудовых книжек?
Ответ: В этом случае составляется акт об отказе в подписи в документах и подписывается двумя свидетелями.
Вопрос №2: Сложилась ситуация, когда необходимо оформить передачу трудовой книжки родственникам умершего работника. Как быть?
Ответ: Подпись в документах ставить родственник, получающий документы. При этом для подтверждения факта смерти необходимо сделать копию свидетельства о смерти
Вопрос №3: Расписку рекомендуют оформлять в рукописной форме, но работники не желают тратить время на написание от руки, ссылаясь на новые технологии. Можно ли разработать форму расписки в электронной форме?
С учетом норм законодательства такие документы не имеют четко обозначенных видов, однако для определения, когда и какую использовать, документы разделяют на следующие виды:
- предметный – описание цели, для которой предоставляются средства;
- беспредметный, когда нет четкой цели получения займа.
Кроме этого на вид документа влияют следующие обстоятельства:
- составление у нотариуса с последующим его заверением;
- составлением от руки, например, на получение зарплаты.
Бумага может предоставлять на получение средств при различных обстоятельствах получения:
- аванса за предоставленные услуги;
- зарплаты, стипендии, пенсии и прочих выплат;
- денег за выполнение услуг;
- займ в МФО или прочей организации.
Также подобную бумагу может выдать материально-ответственное лицо, например, когда работник получает под расписку оборудование или прочее ОС.
Срок действия документа
Срок, в течение которого действует расписка, указывается непосредственно в тексте. Если данная информация отсутствует, то считается, что документ обладает юридической силой до момента возврата долга. Процесс возврата может осуществляться единовременно или частями.
Желательно во время составления текста указывать точные сроки, когда кредитор должен получить средства от должника. В ином случае заемщик может намеренно тянуть с возвратом. Стандартно без информации о сроке расписка действует в течение года, после чего начинается срок исковой давности.
Внимание! При отсутствии даты должник должен возвратить средства по первому письменному требованию со стороны кредитора.
Если в документе имеется точная дата, когда должны возвращаться средства, то после истечения данного периода начинается срок исковой давности. Он составляет три года, поэтому если в этот период кредитор не сможет по объективным или неуважительным причинам подать иск в суд, то в будущем он не получит поддержку от суда и судебных приставов.
Ответственность работодателя за невыдачу книжки
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:
- Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
- От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
- От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
- От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.
Штраф уплачивается в пользу государства.
- В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.
- Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.
Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:
- несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
- при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
Для чего может потребоваться
Подлинник трудовой книжки сотрудника должен храниться в отделе кадров организации-работодателя.
Доступ к таким документам для посторонних лиц закрывается, поэтому для хранения трудовых книжек выделяется отдельное помещение или сейф.
Получить трудовую книжку на руки можно только при наличии определенных обстоятельств.
Они заключаются следующем:
- увольнение работника;
- необходимость оформления пенсии. В таком случае трудовая книжка требуется для предъявления в ПФ РФ;
- необходимость получения визы или загранпаспорта.
Стоит отметить, что бывают и такие случаи, когда некоторые учреждения и организации (банки, фирмы, куда гражданин устраивается по совместительству) тоже предъявляют требование о предъявлении подлинника трудовой. Но в таких ситуациях чаще всего работнику выдается заверенная работодателем копия или выписка из документа.
Требуется ли расписка о получении трудовой книжки при увольнении работника
Для того, чтобы разобраться, когда и как составляется данная расписка при увольнении, следует обратиться к порядку, который устанавливает трудовое законодательство. Итак, непосредственно правила оформления увольнения определяет ст. 84.1 ТК РФ. Согласно требованиям данной статьи в день увольнения наниматель помимо прочего обязан отдать сотруднику его трудовую книжку. В свою очередь увольняемый должен проставить свою подпись в кадровых документах (распоряжении об увольнении, своей личной карточке и др.).
Кроме этого зачастую наниматель просит увольняемого поставить подпись и в расписке, оформленной при выдаче трудовой книжки. Следует заметить, что оформление такой расписки именно при увольнении – не общеобязательное действие и в ст. 84.1 ТК РФ оно не обозначено. Тем не менее наниматель вправе так поступить, если сочтет необходимым. Ну а увольняемый работник вправе отказаться от подписания (либо написания) расписки. При отказе от подписи наниматель, следуя общему порядку, может попросту составить акт об отказе, а затем приобщить его к книге учета движения трудовых книжек.
Данная мера понятна и в целом оправдана. Но встает логичный вопрос: для чего все это нужно нанимателю, если по ТК РФ составление расписки при увольнении не требуется? Ответ оказывается банально простым: подобная расписка при увольнении – это своего рода подстраховка для нанимателя. С одной стороны она полностью снимает ответственность с нанимателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении. С другой – таким способом он как бы подстраховывается при увольнении «проблемного» работника и заранее исключает любые сторонние махинации с трудовой книжкой.
Следует отметить также отдельные ситуации, при которых увольняемый работник не может прийти в отдел кадров, чтобы получить расчет, забрать трудовую книжку, выполнить иные требуемые действия. Тогда увольняемое лицо вправе поручить сделать все это вместо него своему доверенному лицу (полномочному представителю). Факт передачи соответствующих полномочий представителю, как принято, оформляется доверенностью, заверенной нотариатом.
Только после этого данный представитель, наделенный необходимыми полномочиями, вправе получить за увольняемого деньги, трудовую книжку и выполнить иные действия, которые сопровождают оформление увольнения. Не является исключением и расписка. При данных обстоятельствах составлять и подписывать ее будет полномочный представитель, у которого имеется заверенная доверенность.
Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении и возможные задержки и ответственность работодателя
Нередкая, увы, ситуация: уволившийся работник по определенным причинам не может получить формуляр на руки в . Ответственный работник объясняет это занятостью либо распоряжением начальства, так как он не сдал, находившиеся у него подотчетные материальные ценности, спецодежду, документы. В данной ситуации закон стоит на стороне уволенного сотрудника, возлагая всю ответственность на работодателя.
Сроки сдачи материальных ценностей и прочего ни коим образом не сказываются на сроках выдачи трудовой книжки работнику на руки. В данном случае предприятие обязано будет сменить дату увольнения работника на дату фактического получения трудовой и выплатить за просроченные дни зарплату. Также уволенный сотрудник может запросить плату морального ущерба, если это будет доказано.
Если документы не были переданы работнику по его вине, ответственность с нанимателя полностью снимается.
Бывают случаи, когда работник отказывается получать трудовую книжку, ссылаясь на несогласия с размером выходного пособия. В этом случае, работодатель обязан составит акт о факте данного несогласия с подписями свидетелей. И отправить письмо с уведомлением, а также описью вложения на адрес работника с предложением забрать документ о рабочей деятельности. То же самое необходимо сделать, если как такового отказа в получении документа от работника не было, но, тем не менее он не явился за ней.