Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Создание контрактной службы по 44-ФЗ 2023 г.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.
Положение о контрактном управляющем
- Общие положения
- Настоящее положение о контрактном управляющем (далее — Положение) устанавливает правила организации деятельности контрактного управляющего при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных или муниципальных нужд.
- Контрактный управляющий назначается в целях обеспечения планирования и осуществления государственным заказчиком в соответствии с частью 1 статьи 15 Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Федеральный закон) (далее — Заказчик) закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных или муниципальных нужд (далее — закупка).
Особенности работы контрактного управляющего в организации среднего размера.
У средних заказчиков объемы закупок в год составляют не более 100 млн. руб. Тут также не приходится создавать контрактную службу. Однако, если объемы каждой конкретной процедуры закупки небольшие, то справится в одиночку с поступающей информацией и документами уже становится достаточно проблематично.
Образно говоря, на рабочем месте не будет времени попить чай и поболтать по телефону. Вам действительно придется на работе исключительно работать, работать много и быстро, особенно в начале и конце финансового года.
Совмещать основную работу с деятельностью контрактного управляющего в таких условиях можно только в том случае, когда за каждую закупку в учреждении реально отвечает непосредственно тот, кто в этом заинтересован.
В этом случае создать единую систему будет достаточно сложно, однако примеры успешных решений имеются.
Контрактный управляющий вынужден закупать широчайший ассортимент товаров и услуг — от хозтоваров и туалетной бумаги до мобильного электроснабжения, охраны, химических веществ, медицинских препаратов, стройматериалов, услуг связи и т. д.
Примеры запросов от организаций встречаются самые удивительные, а иногда смешные.
Конечно, квалифицированно разбираться во всем этом одному человеку физически невозможно.
Чтобы избежать задержек по времени и ошибок в составлении документации, в такой ситуации следует привлекать к закупкам сотрудников, которым непосредственно нужно то, что закупается.
В частности, в документации к закупке обязательно наличие технического задания (ТЗ). ТЗ проще составить фактическому потребителю, тому, кто непосредственно знает, что ему нужно и как это должно выглядеть.
Если удается найти понимание с конечным потребителем товара или услуги и он идет навстречу, жизнь контрактного управляющего немного упрощается.
К сожалению, это бывает не всегда, руководство не любит отвлекать сотрудников, а сами сотрудники всячески уклоняются от рутинной работы по составлению ТЗ.
В таком случае контрактный управляющий или тендерный специалист вынужден делать ТЗ сам.
Для этого нужно настойчиво просить исчерпывающую информацию о товаре (работе, услуге) от инициатора закупки, включая все существенные особенности, сроки, количество или объем поставки.
Настоятельно советую фиксировать эту информацию в письменном виде, на бумаге, в электронной почте и так далее.
На это есть 2 причины:
1) проще делать документацию на закупку с минимумом ошибок;
2) рано или поздно окажется, что какой-то сотрудник забудет о своей заявке, прозевает сроки, ассортимент или какие-либо важные условия и потребуется фактура. Иногда недобросовестные сотрудники в случаях своих ошибок пытаются свалить проблему на контрактного управляющего. Документирование заявок и сохранение переписки может сберечь нервы, кошелек и репутацию.
Также продуктивной работе в большинстве случаев очень помогает разработка и внедрение отдельного регламента взаимодействия работы по закупкам, в которых должны указываться ответственность, распределение обязанностей и формы взаимодействия участников процесса закупки — от конечного потребителя до руководителя организации.
Работа контрактного управляющего в крупной организации
Контрактный управляющий, работающий у крупного заказчика, попадает в другую ситуацию. При объеме закупок от 100 млн. руб. заказчик обязан создать контрактную службу. В этом случае заниматься закупками будет несколько человек, а значит, у каждого появляется возможность специализации. Тут возможны два основных варианта:
поделить деятельность сотрудников по функционалу госзакупок (один пишет ТЗ, другой ведет отчетность, третий взаимодействует с поставщиками и т. д.).
дать каждому сотруднику возможность делать полный цикл процедур закупки по ограниченному перечню тем.
Работа с госзакупками предполагает массу действий, которые могут повлечь за собой юридические последствия, поэтому крайне важно, чтобы у контрактной службы была возможность привлекать к работе квалифицированного юриста, либо постоянно, либо по мере необходимости.
Распространенные ошибки контрактных управляющих
Чтобы стать участником мероприятий по государственным закупкам, необходимо соответствовать ряду условий в рамках 44-ФЗ. Тем не менее, часто заказчики, то есть, действующие от их имени контрактные управляющие по 44-ФЗ, выдвигают необоснованные запросы, среди прочих – требование предоставлять лицензию и специальный допуск СРО. В таких случаях ситуацию исправляет УФАС, защищает права поставщика и заставляет заказчика действовать в рамках закона.
Вот примеры конкретных ситуаций:
- выдвигается запрос на предоставление лицензии, в то время как закон предусматривает ее наличие лишь для некоторых видов работ из списка ТЗ;
- слишком придирчивое требование к действующему свидетельству о допуске к выполнению работ, влияющих на безопасность объектов капитальной стройки. Детально можно ознакомиться с данным вопросом в статье «СРО с 1 июля 2017 года в контрактной системе».
Контрактный управляющий
Контрактный управляющий – это должностное лицо, которое назначается государственным заказчиком для того, чтобы такой сотрудник занимался проведением закупочных процедур для обеспечения нужд государственного или муниципального заказчика. Назначение контрактного управляющего (независимо от того, сколько таких сотрудников будет назначено) происходит в том случае, если общий годовой объем закупок заказчика менее ста миллионов рублей.
Назначается такой сотрудник на основании приказа руководителя организации с расшифровкой всех наложенных на него обязанностей. В целом порядок действий выглядит следующим образом:
- издание приказа о создании должности контрактного управляющего;
- приказ о назначении конкретного человека на должность контрактного управляющего;
- формирование должностной инструкции контрактного управляющего;
- формирование положений о комиссиях для проведения конкурентных способов закупок.
Что такое контрактная служба?
Контрактная служба — это, скорее, возлагаемый функционал, чем название подразделения, осуществляющего закупки для государственных и муниципальных нужд.
Там, где малые заказчики могут обойтись всего одной штатной единицей – управляющим, большим приходится формировать целую службу. Разделение на «больших» и «малых» закреплено в части 1 статьи 38 закона 44-ФЗ. Норма гласит, что если совокупный годовой объем закупок по плану-графику превышает 100 млн рублей, заказчик обязан создать службу.
Что значит сформировать контрактную службу? Вовсе не обязательно физически создавать отдел – можно просто утвердить постоянный состав сотрудников службы и закрепить за ними определенные функции. Однако первое, что нужно сделать – утвердить Положение о контрактной службе, разработанное на основе Типового положения из приказа Минэкономразвития № 631 от 29.10.13.
Оформление документов
Решение заказчика о создании контрактной службы оформляется соответствующим приказом. Он может быть составлен в произвольной форме, однако в нем обязательно указать следующее:
- данные руководителя контрактной службы – ФИО, должность;
- структурное подразделение и данные о вошедших в его состав лицах – если такое подразделение создается;
- ФИО и должности всех сотрудников службы — если подразделение решено не создавать;
- срок, в который руководитель службы должен подготовить инструкции, должностные регламенты и прочие документы, определяющие обязанности каждого сотрудника контрактной службы и его ответственность.
Приказ составляется уполномоченным лицом и подписывается руководителем заказчика либо лицом, которому он делегировал эти полномочия.
Когда назначается контрактный управляющий?
Контрактный управляющий является ключевой фигурой в учреждении заказчика, он отвечает за проведение закупочных мероприятий и исполнение каждого контракта.
Эта должность вводится в штат, когда совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) заказчика менее 100 млн. руб. и нет контрактной службы (ч.2 ст.38 44-ФЗ).
Внутри одной организации может быть назначен не один контрактный управляющий. Каждый из них будет отвечать за свой сектор закупочной деятельности. Так, например, один специалист может заниматься закупкой строительных и ремонтных работ, второй — закупкой оборудования, третий — закупкой канцелярских принадлежностей и т.д. Об этом говорится в п.2 письма Минэкономразвития РФ от 30.09.2014 г. № Д28и-1889.
Ответственность должностного лица по 44-ФЗ
По ч.5 ст.38 44-ФЗ управляющий отвечает за правонарушения в рамках собственных полномочий. В должностной инструкции обязательно указываются должностные обязанности и ответственность за их неисполнение.
Для контрактного управляющего ответственность предусмотрена по трудовому законодательству (ст.232 ТК РФ) за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, и причинение материального ущерба работодателю.
Также предусмотрена административная, уголовная и гражданская ответственность за нарушения, совершенные в ходе собственной работы. Управляющим, допустившим административные правонарушения, предусмотренным ст.ст.7.29-7.32 КоАП РФ, ч.7, ч.7.1 ст.19.5 КоАП РФ, ст.19.7.2 КоАП РФ, вменяется административная ответственность как должностным лицам.
Должностные обязанности
И служба, и контрактный управляющий по госзакупкам осуществляют организацию всего цикла госзакупок: от планирования до исполнения всех обязательств по контракту, в том числе по оплате товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Разберем основные должностные обязанности, которые устанавливают закон о федеральной контрактной системе (ч. 4 ст. 38 44-ФЗ) и Типовое положение № 631 (п. 11, ).
При планировании закупок ответственные специалисты контрактной сферы заказчика:
- разрабатывают плановую документацию (план закупок и план-график), и готовят изменения к ним (при необходимости);
- размещают в ЕИС план закупок, план-график и внесенные изменения;
- подготавливают документальное обоснование закупок;
- проводят и принимают участие в консультациях с поставщиками для дальнейшего определения состояния конкурентной среды на рынках товаров, работ, услуг, выбора наилучших технологий и оптимальных решений для обеспечения нужд заказчика.
При организации закупок контрактные специалисты ответственны за:
- разработку и размещение в ЕИС извещения, закупочной документации и проекта контракта;
- формирование и рассылку приглашений для принятия участия в определении поставщиков закрытыми способами;
- расчет и обоснование НМЦК;
- организацию обязательного общественного обсуждения закупок;
- обеспечение работы закупочной комиссии;
- привлечение экспертных организаций и индивидуальных экспертов.
При проведении закупок ответственные за закупки лица:
- непосредственно осуществляют закупки и дальнейшее заключение контрактов;
- изучают банковские гарантии;
- принимают участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов закупочных процедур.
В процессе заключении и исполнения контрактов специалисты контрактной сферы заказчика обязаны:
- обеспечить заключение контракта;
- организовать приемку товаров или результатов выполненных работ, оказанных услуг, в том числе отдельных этапов;
- санкционировать проведение экспертизы;
- создать приемочную комиссию;
- обеспечить оплату поставщику.
В случае изменения и расторжения контракта управляющий или работники контрактной службы:
- связываются с исполнителем;
- включают в РНП сведения о недобросовестном поставщике;
- направляют подрядчику требования об оплате штрафных санкций;
- организуют выплату по банковской гарантии;
- обеспечивают сбор всех необходимых материалов для дальнейшего ведения претензионно-исковой работы.
Как видим, перечень не является закрытым и может быть расширен и дополнен исходя из потребностей заказчика. Более подробно функции при подготовке и осуществлении закупок перечислены в Типовом положении.
В случае если в организации назначен контрактный управляющий, должностные обязанности на такого работника возлагаются как в соответствии с занимаемой им должностью, так и в соответствии с его назначением на эту должность.
Для чего нужен приказ
Закупочный отдел в учреждении создается либо посредством формирования отдельного подразделения в структуре учреждения, либо путем утверждения постоянного состава работников, ведущих деятельность по закупкам организации-заказчика. Для закрепления такого состава в учреждении и издается внутренний указ.
На локальном уровне деятельность отдела регулирует положение о контрактной службе, приказ же необходим для того, чтобы обозначить факт формирования закупочного отдела.
Таким образом, если заказчик создает в своем учреждении КС, первоначальным документом, утверждающим состав отдела, его формат и руководителя, выступает указ о его создании. Положение также утверждается распорядительной документацией и является неотъемлемой частью такого распоряжения. В нем закрепляется порядок функционирования отдела закупок и прописываются:
- права, должностные и функциональные обязанности членов;
- ключевые функции и полномочия;
- порядок формирования;
- регламент действий в различных ситуациях и взаимодействий с различными сотрудниками и структурными подразделениями при планировании закупок;
- ответственность работников.
Положение о КС определяет суть работы подразделения, приказ же выступает основным документом заказчика, подтверждающим комплектование КС.
Когда назначается контрактный управляющий?
Контрактный управляющий является ключевой фигурой в учреждении заказчика, он отвечает за проведение закупочных мероприятий и исполнение каждого контракта.
Эта должность вводится в штат, когда совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) заказчика менее 100 млн. руб. и нет контрактной службы (ч.2 ст.38 44-ФЗ).
Внутри одной организации может быть назначен не один контрактный управляющий. Каждый из них будет отвечать за свой сектор закупочной деятельности. Так, например, один специалист может заниматься закупкой строительных и ремонтных работ, второй — закупкой оборудования, третий — закупкой канцелярских принадлежностей и т.д. Об этом говорится в п.2 письма Минэкономразвития РФ от 30.09.2014 г. № Д28и-1889.
Главной задачей контрактного управляющего является организация и контроль закупок. Работа начинается с планирования и заканчивается контролем исполнения всех этапов контрактных работ и анализом эффективности результатов закупки. Деятельность сотрудника охватывает весь закупочный цикл, включая разрешение спорных ситуаций с поставщиками и госструктурами.
Вторая задача – работа по закону. Свои действия и решения специалист должен основывать на знаниях Конституции РФ, 44-ФЗ, ГК РФ, Бюджетного кодекса, НПА о контрактной системе, положения о контрактном управляющем, иных НПА РФ. Он должен быть грамотным и компетентным.
Третья задача появляется после выполнения первых двух задач: заключать контракты по максимально выгодным условиям. Сотрудник организует закупки с целью приобрести необходимые ТРУ по выгодной работодателю цене.
Контрактный управляющий должен совмещать все 3 задачи: экономия бюджетных средств при приобретении необходимых товаров, работ и услуг, организованной по правилам действующего законодательства.
Назначаем и оформляем на должность контрактного управляющего правильно
В организациях, где совокупный годовой объем закупок менее 100 млн руб. (а таких большинство), назначается контрактный управляющий по 44 фз– должностное лицо, ответственное за осуществление одной или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта.
Контрактным управляющим может быть только должностное лицо заказчика (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ) с высшим или дополнительным профессиональным образованием в сфере закупок (ч. 6 ст. 38).
Можно выделить несколько вариантов назначения на должность контрактный управляющия.
|
Контрактный управляющий |
|||
|---|---|---|---|
|
Новый работник, оформленный на должность контрактный управляющий, введенную в штатное расписание |
Работник организации, переведенный на должность контрактного управляющего, введенную в штатное расписание |
Работник организации, совмещающий свою должность и вакантную должность контрактного управляющего |
Работник организации, исполняющий обязанности контрактного управляющего дополнительно к своим |
Итак, работодатель может ввести должность контрактного управляющего в штатное расписание. Причем это не обязательно должна быть целая ставка – можно установить и 0,5, и 0,3 ставки, и др.
Оптимизационные изменения-2022
Потребуется переназначить комиссию и выдать КЭП каждому, на это уйдет минимум три недели, а должно быть готово к 1 января
ВНИМАНИЕ!
Когда с 2022 года будет достаточно трех человек в составе комиссии, для кворума хватит и двух человек. Кажется, этого достаточно, ведь каждый член комиссии обязан иметь персональную КЭП, чтобы подписывать протокол по итогам видеоконференцсвязи. Но это не совсем так. Учтите, что срок электронных процедур по оптимизационным правилам сильно сократился, работать комиссии придется быстрее и эффективнее, а объема по рассмотрению заявок и подведению итогов закупок не уменьшится.
Но есть и положительный момент в сокращении членов комиссии. Теперь нести ответственность за принятие комисионных решений будет меньше людей, а значит в меньшем объеме получать штрафы на учреждение заказчика. Однако в случае невыверенного решения, а также отсутствия должной квалификации членов комиссии по отбору заявок участников, штрафы на трех членов комиссии могут возрасти в геометрической прогрессии.
В Законе № 44-ФЗ раньше не было прописано никаких сроков хранения закупочных документов. Обычно использовали Закон об архивном деле и стандартные требования делопроизводства в каждом учреждении заказчика. С нового года документы по закупкам обязали хранить не менее 6 лет (ч. 15 ст. 4 Закона № 44-ФЗ). Это обозначает, что все документы, связанные с закупками в печатной форме, вы обязаны хранить и предъявлять контролерам при проверках. А контролеры смогут их запросить. Если данные из ЕИС будут противоречить данным на бумажном носителе, приоритет будет в пользу информации в ЕИС (ч. 12 ст. 4 Закона № 44-ФЗ). То есть все приложенные файлы к извещению должны полностью совпадать со структурированной информацией в ЕИС. Проверьте себя в задании 4. Нажмите на карточки с названиями документов, которые вы будете хранить в течение 6 лет. Выберите десять из них и нажмите кнопку проверить. При правильном выборе карточки поменяют цвет на зеленый, при неверном станут красными. После раскройте комментарий эксперта с дополнением к ответу.
До 1 января нужно включить в приказ закупочного подразделения обязательный срок хранения документов о закупках
ВНИМАНИЕ!
В задание включили основные документы для хранения, но перечень не исчерпывающий.
Сейчас на бумаге нужно хранить как минимум: конкурсную документацию, ее разъяснения и изменения, заявки, аудиозапись вскрытия конвертов, протоколы (ч. 15 ст. 53 Закона № 44-ФЗ). А еще документацию о закрытом аукционе, заявки, поданные на участие в закрытой процедуре, протоколы (ч. 13 ст. 90 Закона № 44-ФЗ).
Также нужно обеспечить сохранность планов-графиков, документов, составленных в ходе проведения конкурса, аукциона, запроса предложений и котировок. Хранят журналы регистрации представителей участников закупок, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками.
Контракты, заключенные по итогам закупок, нужно хранить пять лет с того момента, как их исполнили или расторгли.
С нового года все эти документы вы продолжаете хранить, но минимальный срок хранения составляет 6 лет.
В режиме для слабовидящих доступен ряд функций:
- Эта подсказка выводится/убирается переключателем ? или нажатием клавиш
SHIFT + ? - Используйте переключатель картинки чтобы убрать картинки и видеофайлы в статьях и прочитать вместо них текстовое описание.
- Чтобы отключить правую колонку с виджетами (видео, голосование, и т.п.), используйте переключатель виджеты
- Для увеличения размера шрифта текста используйте переключатель шрифт
- Вы можете сменить цветовую схему сайта с помощью переключателя цвет
2.1. Сфера должностных обязанностей контрактного управляющего состоит из следующих пунктов:
2.1.1. Планирование закупок:
- разработка планов по закупке продукции, внесение возможных коррективов в планы по закупкам, размещение планов в информационных системах (для общего доступа, предназначаемого сотрудникам организации);
- публикация планирования на сайте заказчика (при наличии такового) и в печатных изданиях;
- разработка обоснования закупки в процессе создания плана;
- оформление графика и внесение в него последующих изменений с последующим размещением в единой инфосистеме;
- организация утверждения планов и графиков предстоящих закупок.
2.1.2. Взаимодействие с поставщиками:
- определение методов выбора подходящих поставщиков;
- оформление оповещений об осуществляющихся закупках, сопровождающих документов и контрактных проектов;
- создание протоколов, фиксирующих собрания комиссии, посвящаемые совершению закупок;
- проведение консультаций с поставщиками для диагностики конкурентной сферы на интересующих рынках;
- взаимодействие с поставщиками при изменении контрактных условий или расторжении контракта, требование соблюдения условий контракта;
- контроль разработки описания закупаемой продукции в соответствующей документации;
- организационно-техническая помощь комиссии в закупках и осуществление дальнейшей проверки.
2.1.3. Исполнение, расторжение или внесение поправок в контракт:
- создание условий для успешного принятия закупаемой продукции;
- организация оплаты поставляемой продукции и отдельных этапов, если таковые указаны в контракте;
- контролирование экспертизы полученной продукции с привлечением экспертов или экспертных учреждений;
- размещение в единой инфосистеме о статусе заказов, качестве поставки товаров и выполнении сопутствующих работ по их оценке;
- добавление в реестр недобросовестных поставщиков и раскрытие обстоятельств, при которых контракт с ними был расторгнут;
- отправка отчетности в единую инфосистему об объемах закупок у малых предпринимателей и общественно ориентированных некоммерческих предприятий.
Администрация Красногорского района
Если должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена или предусмотрена, но вакантна, управляющего нужно назначить из числа работников. Назначение осуществляется приказом работодателя. Образец см. ниже.
Государственное автономное учреждение «Горводоканал» (ГАУ «Горводоканал») ПРИКАЗ о назначении контрактного управляющего г. Самара 10.01.2020 № 2‑К
В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»:
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Назначить главного бухгалтера ГАУ «Горводоканал» Иванову И. Е. на должность контрактного управляющего, ответственного за закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд ГАУ «Горводоканал», включая контроль исполнения контрактов.
- Возложить на Иванову И. Е. функции и полномочия, предусмотренные должностной инструкцией контрактного управляющего, утвержденной приказом руководителя ГАУ «Горводоканал» от 12.12.2019 № 55.
- Специалисту отдела кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Ивановой И. Е. до 14 января 2020 г.
- В соглашении установить следующее:
– контрактный управляющий действует на основании настоящего приказа и должностной инструкции с 14 января 2020 г. бессрочно;
– контрактный управляющий несет персональную ответственность в пределах возложенных на него полномочий.
- Секретарю Борисовой С. К. довести настоящий приказ до сведения Ивановой И. Е. под подпись.
- Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Машкову С. С.