Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист грузового автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2023 году путевой лист грузового автомобиля — основной документ первичного учета, определяющий показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Формы путевого листа грузового автомобиля
Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» с учетом изменений, внесенных Письмом Минтранса России от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис установлены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Типовые межотраслевые формы №4-с и № 4-п нового бланка путевого листа грузового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
Первая применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, вторая — применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
В связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Путевой лист ИП грузового автомобиля для ИП
Если предприниматель использует в своей деятельности грузовой автотранспорт, он должен вести учет расхода топлива, начислять зарплату водителям и производить расчеты по транспортным перевозкам с заказчиками. Подобные задачи решает составление путевого листа – для ИП полагается оформлять форму сроком от 1 дня до 1 месяца.
Обратите внимание! Наиболее распространенный и удобный вариант заполнения путевых листов – ежедневный. Однако если водитель не имеет возможности каждый раз после выполнения заданий возвращаться в гараж, допускается составление документа на длительный период с закрытием по факту оказания услуг.
В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля для ИП может использоваться форма ПГ-1, утвержденная Минтрансом в приказе № 68 от 30.06.00 г. Она сейчас отменена – после введения приказа № 152 от 18.09.08 г. данный нормативный акт утратил силу и стали актуальны формы по постановлению № 78 – формы 4-С или 4-П. С 2013 года начал действовать Закон № 402-ФЗ, установивший право хозяйствующих субъектов самим разрабатывать и утверждать первичную документацию.
Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП
Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2021 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.
Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.
Если ИП, владеющий авто, одновременно и водитель, он также обязан оформлять путевой лист на себя. В нем содержится вся необходимая информация о датах выполнения работ и преодоленном расстоянии. Эти данные необходимы для расчета стоимости оказанных транспортных услуг, зарплаты водителю и стоимости израсходованного топлива.
В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз — не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист.
При проверке трудовой инспекцией соблюдения предпринимателем норм трудового законодательства в отношении наемного персонала обязательно будут затребованы путевые листы, поскольку по ним можно отследить рабочий график водителя и установить корректность начисления зарплаты. Исходя из этих данных, будет видно, соблюдал ли предприниматель правила оплаты труда за сверхнормативный рабочий день (это актуально, если выполняются длительные рейсы).
Что включить в шаблон путевого листа
Путевой лист грузового автомобиля ИП важная часть первичной документации. Приведенная в нем информация упрощает учет расхода топлива, проведение расчетов с заказчиками и начисление заработной платы.
Образец бланка предприниматели разрабатывают самостоятельно. При этом следует ориентироваться на закон № 402-ФЗ и приказ Минтранса № 152 от 18 сентября 2008 года (теперь действует в редакции приказа № 17 от 18 января 2017 года).
Форма путевого листа, разработанная на основе ПГ-1, включает:
- Данные предпринимателя: ФИО, адрес регистрации, номер телефона.
- Данные водителя: ФИО, номер водительского удостоверения. При наличии лицензионной карточки приводятся ее реквизиты.
- Информацию об автомобиле: регистрационный номер, марка, данные со спидометра на момент выезда из гаража, а затем на момент возвращения.
- Отметку о технической исправности автомобиля. Проставляется уполномоченным сотрудником либо самим предпринимателем.
- Отметку о медицинском осмотре водителя и допуске к управлению транспортным средством. Ставится медицинским работником, числящимся на предприятии либо нанятым по договору с поликлиникой.
- Раздел 1. Работа водителя и грузового автомобиля. Выполняется в виде таблицы. В ней отражаются данные заказчика, маршрут движения, характер груза, пройденное расстояние.
- Раздел 2. Результаты использования грузового автомобиля. Здесь приводятся суммированные данные пробега, рабочего времени, массы грузов.
- Подпись предпринимателя (при наличии печать).
Требования к заполнению путевого листа грузового автомобиля 2022
К сожалению внятной информации в интернете мало. Что обязательные реквизиты – это необходимые атрибуты путевого листа, служащего отчетным документом, понятно. Об этом пишут многие, и тут же приводят устаревший образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, рекомендованный Госкомстатом 97 года, противореча новым требованиям.
Использование таковых может вызвать вопросы у контролирующих органов (ФНС). Неправильное заполнение путевого листа грузового транспорта – повод для штрафа от ГИБДД или отказ в списании ГСМ с увеличением суммы налогообложения. Законы и рекомендации есть, а вопросов остается все больше. Чтобы разобраться, обратимся к нормативам: какие существуют требования и регламент к оформлению путевого листа грузового автомобиля.
Основной документ, на который следует опираться – это Приказ Минтранса № 368, который введен в действие в 2021 году, остальные приказы утратили силу: №152 (18/09-08 г.) с изменениями, внесенными тем же ведомством за №17 (18/01-17 г.); №476 (07/11-17 г.) и №467 (21/12-18 г.). При оформлении путевого листа автомобиля учитывая их, избежите путаницы, когда берете информацию из устаревших материалов в интернете.
Путевые листы 2023: изменения
Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Путевой лист на несколько водителей
С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».
Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.
Порядок хранения документа
Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.
Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.
А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.
Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.
Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет.
Особенности заполнения путевых листов
Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя заполняется для каждого отдельного транспортного средства. Если же на одной автомашине работает сразу несколько сотрудников, нужно подготовить каждому собственный экземпляр. В случае, когда предприниматель является водителем, в обеих частях бланка указываются его данные.
Чаще всего типовая форма заполняется один раз в день. Однако если запланирована длительная поездка, в течение которой водитель не сможет ежедневно возвращаться в гараж, документ оформляется на длительный срок. При этом он не может быть выдан более, чем на 30 дней.
Ранее в этой сфере применялись унифицированные формы. С 2013 года предприниматели утверждают образец заполнения самостоятельно. В качестве примера они могут пользоваться:
- формой 4-П – удобна для предпринимателей, осуществляющих почасовую оплату;
- формой ПГ-1 – рекомендована для ИП, которые самостоятельно осуществляют грузоперевозки либо применяют автомобили в рамках собственного производства;
- бланком 4-С – в случаях использования спецтехники.
Повторим, что вышеперечисленные формы для грузовиков в 2017 году не являются обязательными к применению. Если на предприятии используется легковой автомобиль, для него можно взять бланк ПЛ-1. Для автобусов применяются образцы ПА-1.
Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП
Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.
С 01.01.2021 действуют новые обязательные реквизиты для путевого листа.
Путевки оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько работников) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:
- в путевку на первый выезд — данные при выезде ТС с парковки;
- в путевку на второй выезд — данные при заезде ТС на парковку.
Рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. В нем записывают данные о дате выезда грузовика и тип задания:
- командировка;
- работа по графику;
- работа в выходные или праздничные дни;
- колонна;
- бригада;
- и т.п.
Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, и Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Рассмотрим детально пример заполнения путевого листа грузового автомобиля.
Срок действия путевого листа в 2021 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
Продолжительность рейса Когда оформлять Срок действия В день делается один или несколько рейсов в течение смены До старта первого рейса В течение дня Рейс продолжается больше одной смены До начала рейса На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
В верхней части лицевой стороны бланка указывают серию и номер документа. Затем проставляют дату поездки. Если это продолжительная командировка, то в путевом листе грузового автомобиля 4-п указывают временной интервал от ее начала до окончания. Если поездка разовая однодневная, то дата прописывается в формате «день-месяц-год». Данные о компании должны содержать ее название, код ОКПО, номер телефона и юридический адрес.
Далее указывают марку и название грузового автомобиля либо номер, дату и серию договора о прокате (в случае, если транспортное средство взято в аренду). Если фирма владеет парком из нескольких авто, то у каждого из них есть свой индивидуальный гаражный номер. Его также следует указать в путевке в соответствующей графе. Право на перевозку 8 и более пассажиров отмечается в графе «лицензионная карта». В путевке прописывают данные о водителе: его ФИО, класс вождения и номер водительских прав. Исправность авто подтверждает механик, внося свои данные в путевки и визируя их подписью. Медработник после осмотра водителя принимает решение о его допуске и расписывается за это на бланке. На лицевой стороне также пишут адрес подачи грузовика, а также время его выезда со стоянки или гаража в формате чч:мм. Диспетчер указывает приблизительное время, когда грузовик должен прибыть из рейса, фиксирует опоздание или повреждение машины (если таковое имеет место быть). Внизу лицевой стороны в графе «автомобиль сдал» шофер вписывает свои данные и расписывается.
Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.
Посмотреть пример приказа
Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).
Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.
В соглашении пропишите:
- название, дату, номер
- название компании и ФИО сотрудника
- номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
- характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
- порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
- сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
- дату вступления соглашения в силу
- название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника
Похожие записи: